Benchmarking cen i kosztów ICT
Porównujemy Twoje warunki cenowe i kontraktowe z rzeczywistymi cenami rynkowymi, aby negocjacje z dostawcą opierały się na danych, a nie na przeczuciu. Wskazujemy, gdzie istnieje przestrzeń renegocjacyjna, ile realnie jest warta i jakie argumenty ją uzasadniają.
ponad 20 lat
doświadczenia w analizie i renegocjacji usług telekomunikacyjnych i kontraktów IT
ponad 100
projektów benchmarkingowych oraz wyceny usług ICT
3 do 6 tygodni
typowy czas realizacji benchmarku
Znaczenie usługi dla organizacji
Benchmarking cen i kosztów ICT jest potrzebny, ponieważ warunki biznesowych usług teleinformatycznych są zwykle niepubliczne. Brak publicznych cenników pozwala dostawcom różnicować stawki między grupami odbiorców. W efekcie organizacja negocjuje bez punktu odniesienia: nie wie, czy płaci cenę rynkową, zawyżoną czy wynikającą z historycznego kontraktu, którego od lat nie weryfikowano.
Benchmark cenowy pełni trzy funkcje. Wspiera negocjacje, wykonanie umownej klauzuli urealnienia cen oraz decyzję o outsourcingu przez porównanie kosztu wewnętrznego z ceną rynkową w analizie „budować czy kupować”. Każda z tych sytuacji wymaga innego poziomu szczegółowości.
Dlatego pracujemy na dwóch poziomach. Benchmark indykatywny podaje przedział cen rynkowych na podstawie analizy zawartych umów i służy jako wskaźnik, nie cel cenowy. Benchmark szczegółowy pozwala wyznaczyć rekomendowany poziom ceny docelowej dla konkretnej usługi o zdefiniowanych parametrach i nadaje się do przywołania w negocjacjach lub w postępowaniu.
Cena bez kontekstu jest myląca. Dlatego w standardowym benchmarku analizujemy szczegółowy zakres usług, parametry SLA, długość i wolumen umowy, wpływ kar umownych, dostępność konkurencji w danej lokalizacji oraz poziom uzależnienia od dostawcy.
Asymetria informacji w negocjacjach z dostawcą
Dostawca zna ceny, po których sprzedaje innym klientom. Organizacja nie zna tych warunków. Benchmark ogranicza tę asymetrię — do rozmowy przystępujesz z wiedzą o poziomie rynku i warunkach uzyskiwanych przez podmioty o zbliżonym profilu.
Porównywanie nieporównywalnego
Zestawianie samych stawek bez uwzględnienia zakresu, SLA, wolumenu i kar umownych prowadzi do fałszywych wniosków — tańsza oferta bywa droższa w całkowitym rozliczeniu. Normalizujemy porównywane usługi, żeby różnica cenowa opisywała rzeczywistą różnicę wartości.
Dla kogo jest usługa
Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które:
- zbliżają się do wygaśnięcia lub odnowienia umowy outsourcingowej i muszą zdecydować, czy renegocjować, czy wyjść na rynek
- mają w umowie klauzulę urealnienia warunków cenowych i potrzebują niezależnego benchmarku do jej wykonania
- rozważają outsourcing i chcą porównać koszt wewnętrzny z ceną rynkową
- podejrzewają, że płacą powyżej rynku, ale nie mają danych, żeby to wykazać
- przygotowują budżet ICT i potrzebują wiarygodnych stawek odniesienia
Korzyści dla klienta
Twarda podstawa do negocjacji
Otrzymujesz przedział cen rynkowych wraz z opisem, jakie parametry usługi go wyznaczają. To argument, który dostawca może zweryfikować i z którym trudno polemizować ogólnikami.
Wiedza, czy w ogóle warto negocjować
Część kontraktów jest już rynkowa i renegocjacja nie przyniesie efektu. Wskazujemy, gdzie potencjał istnieje, a gdzie wysiłek negocjacyjny się nie zwróci — to oszczędza czas zespołu.
Uporządkowany obraz własnych kosztów
W trakcie benchmarku porządkujemy strukturę usług, wolumenów i warunków umownych. Ten materiał zostaje w organizacji i służy przy kolejnych postępowaniach oraz przy budżetowaniu.
Co nas wyróżnia
Własna baza danych benchmarkowych
Dysponujemy danymi z projektów doradczych realizowanych dla setek klientów oraz z własnych badań rynku. Nie opieramy się na cennikach katalogowych, które rzadko mają związek z cenami kontraktowymi.
Zestawienie badań rynkowych z danymi projektowymi
Łączymy wyniki badań rynku z danymi z audytów i projektów doradczych. Takie zestawienie daje wiarygodny punkt odniesienia dla cen usług i kosztów ICT w Polsce.
Niezależność handlowa
Nie pośredniczymy w sprzedaży rekomendowanych rozwiązań i nie jesteśmy związani umowami prowizyjnymi z żadnym dostawcą. Wynik benchmarku nie zależy od tego, kogo wskaże.
Autorska metodyka, nie prosty przegląd cen
Tradycyjny benchmarking zorientowany wyłącznie na koszt pomija czynniki, które faktycznie determinują wycenę. Nasze podejście uwzględnia strukturę umowy, ryzyko i warunki konkurencyjne w danym segmencie.
Wynik zdatny do użycia w sporze i w postępowaniu
Nasze opracowania bywają wykorzystywane w postępowaniach administracyjnych, procesach inwestycyjnych i przy rozwiązywaniu sporów. Dokumentujemy metodę i źródła tak, aby wynik dało się obronić.
Jak pracujemy
Zrozumienie wycenianej usługi oraz umiejętność budowy scenariusza odniesienia jest kluczowe w benchmarkingu
Ustalamy przedmiot porównania
Definiujemy, które usługi i parametry podlegają benchmarkowi oraz jaki poziom szczegółowości jest potrzebny — indykatywny czy docelowy. Cel: uniknąć porównywania usług o różnym zakresie.
Zbieramy i porządkujemy dane o stanie obecnym
Analizujemy umowy, faktury, wolumeny, parametry SLA i strukturę organizacyjną zakupu. Cel: opisać rzeczywiście świadczoną usługę, a nie jej nazwę handlową.
Normalizujemy usługi do porównania
Sprowadzamy usługi organizacji i dane rynkowe do wspólnych jednostek i parametrów. Cel: zapewnić, że różnica w cenie opisuje różnicę w wartości.
Wyznaczamy przedziały rynkowe
Zestawiamy dane z bazy benchmarkowej i badań rynku, uwzględniając wolumen, długość umowy i dostępność konkurencji. Cel: wskazać realny, a nie teoretyczny poziom cen.
Wskazujemy potencjał i scenariusze działania
Określamy, gdzie i ile można uzyskać oraz czy właściwą drogą jest renegocjacja, czy postępowanie konkurencyjne. Cel: przełożyć analizę na decyzję.
Wspieramy w rozmowach z dostawcą
Na życzenie uczestniczymy w przygotowaniu argumentacji i w samych negocjacjach. Cel: doprowadzić analizę do skutku finansowego.
Porozmawiajmy o benchmarkingu cen i kosztów ICT
Zapraszam do kontaktu — podczas krótkiej rozmowy możemy wstępnie ocenić, czy w Twoich umowach jest przestrzeń do renegocjacji.
Wypełnij formularz a skontaktujemy się z Tobą, aby umówić termin spotkania z ekspertem.
Konsultacja – wypełnij formularz
Zapytanie ofertowe pokazuje, ile dostawcy chcą dziś zaproponować w konkretnym postępowaniu. Benchmark pokazuje, po ile podobne usługi są rzeczywiście kontraktowane na rynku. Te dwie wartości bywają istotnie różne.
Dostawcy zwykle kwestionują porównania, w których nie zdefiniowano zakresu i parametrów. Dlatego dokumentujemy metodę normalizacji — wynik jest wtedy przedmiotem rozmowy o parametrach, a nie sporu o wiarygodność.
Zakres może obejmować usługi telekomunikacyjne, takie jak transmisja danych, telefonia stacjonarna i mobilna oraz łącza WAN, a także usługi chmurowe, kolokację, utrzymanie infrastruktury i outsourcing ICT. Ustalamy go na początku projektu.
Tak, w zakresie niezbędnym do opisania usługi i warunków. Pracujemy na zasadach poufności; dane klienta nie zasilają opracowań dla innych podmiotów w sposób umożliwiający identyfikację.
Benchmark trwa zwykle od 3 do 6 tygodni. Zakres indykatywny jest krótszy niż benchmark szczegółowy obejmujący wiele kategorii usług.
Tak. Możemy ograniczyć się do dostarczenia danych albo wspierać organizację w przygotowaniu argumentacji i rozmowach z dostawcą. Zobacz też: Audyt telekomunikacyjny.
Benchmarking cen i kosztów ICT porównuje warunki organizacji z rzeczywistymi cenami rynkowymi dla usług o podobnym zakresie i parametrach. Obejmuje inwentaryzację usług, normalizację danych, porównanie z rynkiem oraz wskazanie oczekiwanych stawek i potencjału renegocjacyjnego.