Przygotowanie dokumentacji zakupowej ICT — OPZ i SWZ
Przygotowujemy opis przedmiotu zamówienia i merytoryczną część dokumentacji dla rozwiązań teleinformatycznych oraz telekomunikacyjnych. Prace kończymy przed publikacją postępowania, tak aby wymagania były wykonalne, a oferty porównywalne i możliwe do rzetelnej oceny.
10+
postępowań
50+
zamawiających z sektora publicznego
4-8 tyg.
^typowy czas przygotowania dokumentacji^
Znaczenie usługi dla organizacji
Jakość dokumentacji zakupowej wpływa na wynik postępowania. Opis przedmiotu zamówienia sformułowany zbyt ogólnie prowadzi do ofert nieporównywalnych, a zbyt wąsko — do ryzyka ograniczenia konkurencji. Pominięcie wymagań eksploatacyjnych sprawia, że część kosztów ujawnia się dopiero po wdrożeniu.
Opis przedmiotu zamówienia w obszarze ICT musi spełnić kilka równoległych wymagań. Powinien być precyzyjny, aby oferty dało się porównać, i wystarczająco otwarty, aby nie wskazywać konkretnego produktu. Powinien opisywać stan docelowy i warunki przejścia oraz chronić interes zamawiającego bez nieuzasadnionego zawężania rynku.
W postępowaniach podlegających Prawu zamówień publicznych dochodzi wymiar formalny. Dobrze przygotowana dokumentacja ogranicza ryzyko pytań podważających opis, odwołań i unieważnienia postępowania, a każde z tych zdarzeń może opóźnić harmonogram.
Osobnym zagadnieniem są wymagania bezpieczeństwa w zamówieniach na produkty i usługi ICT, wynikające z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa. Łatwiej uwzględnić je w dokumentacji niż wprowadzać później aneksem. Zobacz też: Wymogi uKSC i NIS2 w umowach i zamówieniach ICT.
Opis prowadzący do ofert nieporównywalnych
Wymagania sformułowane funkcjonalnie bez parametrów mierzalnych powodują, że każdy wykonawca rozumie je inaczej. Definiujemy wymagania w sposób umożliwiający ocenę i porównanie.
Wymagania faworyzujące jedno rozwiązanie
Opis oparty na specyfikacji jednego produktu naraża postępowanie na zarzut ograniczenia konkurencji. Formułujemy wymagania przez parametry i funkcje oraz sprawdzamy, czy nie zawężają rynku bez uzasadnienia.
Dla kogo jest usługa
Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które:
- prowadzą postępowania na dostawy i usługi ICT w reżimie Prawa zamówień publicznych
- kupują rozwiązania teleinformatyczne w trybie konkurencyjnym poza reżimem PZP
- nie mają wewnętrznych kompetencji do opisania wymagań technicznych
- doświadczyły unieważnienia postępowania lub odwołań przy poprzednich zakupach
- kupują rozwiązania złożone: data center, telefonię IP, sieci WAN, systemy bezpieczeństwa
- chcą uniknąć uzależnienia od jednego dostawcy przy kolejnym zamówieniu
Korzyści dla klienta
Oferty porównywalne i możliwe do oceny
Otrzymujesz opis, który pozwala zestawić oferty na tych samych parametrach zamiast rozstrzygać, co wykonawca miał na myśli.
Ograniczenie ryzyka odwołań i unieważnienia
Dobrze przygotowana dokumentacja ogranicza ryzyko odwołań i opóźnień w harmonogramie.
Zakres dopasowany do rzeczywistych potrzeb
Otrzymujesz wymagania oczyszczone z pozycji podnoszących koszt bez korzyści i uzupełnione o warunki eksploatacyjne, które zwykle bywają pomijane.
Co nas wyróżnia
Znajomość rynku dostawców od strony zamawiającego
Znamy strukturę rynku i typowe sposoby interpretowania wymagań przez wykonawców. Pozwala to wskazać zapisy pozornie neutralne, a faktycznie zawężające konkurencję.
Doświadczenie w zamówieniach publicznych
Przygotowujemy dokumentację zakupową, w tym dla postępowań prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych, dla zamawiających z sektora publicznego i podmiotów infrastrukturalnych.
Wymagania powiązane z modelem kosztowym
Każde wymaganie ma konsekwencję kosztową. Wskazujemy, które podnoszą cenę nieproporcjonalnie do korzyści.
Uwzględnienie warunków utrzymania i wyjścia
Do dokumentacji wprowadzamy wymagania dotyczące SLA, utrzymania, przekazania wiedzy i warunków wyjścia — kwestie ujawniające skutki dopiero w fazie eksploatacji.
Niezależność od wykonawców
Nie startujemy w postępowaniach, które obsługujemy, i nie mamy relacji handlowych z potencjalnymi wykonawcami.
Jak pracujemy
^Od wymagań do dokumentacji gotowej do postępowania^
Ustalamy zakres i cel zamówienia
Przekładamy potrzeby biznesowe na przedmiot zamówienia i granice zakresu. Cel: uniknąć rozjazdu między oczekiwaniem a treścią dokumentacji.
Weryfikujemy dostępność rynkową wymagań
Sprawdzamy, ilu wykonawców jest w stanie spełnić projektowane wymagania. Cel: zapewnić konkurencyjność i uniknąć zarzutu ograniczenia konkurencji.
Formułujemy opis przedmiotu zamówienia
Opisujemy wymagania funkcjonalne, techniczne, eksploatacyjne i jakościowe w sposób mierzalny. Cel: umożliwić ocenę i porównanie ofert.
Projektujemy kryteria oceny ofert
Proponujemy kryteria i sposób punktacji odpowiadające celowi zamówienia. Cel: premiować wartość oferty, a nie wyłącznie pozornie najniższą cenę.
Określamy warunki umowne o charakterze technicznym
Formułujemy wymagania dotyczące poziomów usług, odbiorów, kar i warunków przekazania. Cel: zabezpieczyć fazę eksploatacji.
Uzgadniamy dokumentację z zespołem zamawiającego
Przeprowadzamy przegląd z działem zakupów, prawnym i merytorycznym. Cel: doprowadzić dokumentację do stanu gotowego do publikacji.
Porozmawiajmy o dokumentacji zakupowej OPZ i SWZ
Zapraszam do kontaktu — im wcześniej włączymy się w prace, tym więcej można jeszcze ukształtować w opisie.
Wypełnij formularz a skontaktujemy się z Tobą aby umówić termin spotkania z ekspertem.
Konsultacja – wypełnij formularz
Przygotowujemy część merytoryczną i techniczną, w tym opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny i wymagania techniczne do umowy. Redakcja całości dokumentów i ocena zgodności z PZP pozostają po stronie zamawiającego oraz jego obsługi prawnej.
Tak. Zasady dobrego opisu wymagań i porównywalności ofert są takie same; różnią się wymogi formalne i tryb.
Formułujemy wymagania przez parametry i funkcje, a następnie weryfikujemy, ilu wykonawców jest w stanie je spełnić. Jeśli wymaganie zawęża rynek do jednego podmiotu, wskazujemy to i proponujemy alternatywę.
Tak, w zakresie merytorycznym i technicznym. Po publikacji dokumentacji jest to odrębna usługa. Zobacz też: Wsparcie w postępowaniu zakupowym ICT i ocena ofert.
Możemy przeprowadzić jej przegląd — wskazać wymagania nieprecyzyjne, zawężające konkurencję albo generujące nieproporcjonalny koszt, wraz z propozycją korekt.
Podstawowe wymagania techniczne — tak. Zapisy wynikające z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa obejmuje odrębna usługa prowadzona z zespołem cyberbezpieczeństwa Audytela. Zobacz też: Wymogi uKSC i NIS2 w umowach i zamówieniach ICT.