Wsparcie w postępowaniu zakupowym ICT i ocena ofert
Wspieramy zamawiającego od publikacji dokumentacji do wyboru oferty: przygotowujemy odpowiedzi merytoryczne, oceniamy oferty wobec wymagań, weryfikujemy równoważność rozwiązań i uczestniczymy w negocjacjach.
70+
postępowań
150+
ocenionych ofert
4-12 tyg.
zależnie od trybu
Znaczenie usługi dla organizacji
Wsparcie w postępowaniu zakupowym ICT obejmuje decyzje podejmowane pod presją czasu: odpowiedzi na pytania wykonawców, ocenę zgodności ofert, weryfikację rozwiązań równoważnych i negocjacje. Każda z nich wymaga kompetencji technicznych, których zespół zakupowy może nie mieć wewnętrznie.
Pytania wykonawców są także narzędziem konkurencyjnym. Część wyjaśnia wątpliwości, a część zmierza do osłabienia lub zmiany wymagań, aby dopuścić inne rozwiązanie. Odpowiedź udzielona bez analizy skutków technicznych może niezamierzenie zmienić przedmiot zamówienia.
Podobnie jest z oceną równoważności. Argumentację techniczną wykonawcy trzeba zweryfikować merytorycznie, a odrzucenie oferty bez rzetelnego uzasadnienia może prowadzić do odwołania.
Wsparcie merytoryczne ma dwa cele: doprowadzić do wyboru rozwiązania odpowiadającego potrzebom oraz udokumentować podstawę decyzji zamawiającego.
Pytania wykonawców zmieniające zakres zamówienia
Odpowiedź udzielona bez oceny skutków technicznych bywa faktyczną zmianą wymagań. Analizujemy każde pytanie pod kątem konsekwencji dla zakresu, kosztu i porównywalności ofert.
Ocena równoważności bez uzasadnienia technicznego
Rozstrzygnięcie o równoważności musi opierać się na analizie parametrów, nie na wrażeniu. Przygotowujemy uzasadnienia, które da się obronić w postępowaniu odwoławczym.
Dla kogo jest usługa
Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które:
- prowadzą postępowanie na złożone rozwiązanie ICT i nie mają zaplecza technicznego
- otrzymały dużą liczbę pytań wykonawców kwestionujących wymagania
- muszą ocenić oferty zawierające rozwiązania równoważne
- prowadzą negocjacje z wykonawcami i potrzebują wsparcia merytorycznego
- spodziewają się odwołań i chcą zabezpieczyć uzasadnienie decyzji
- prowadzą postępowanie wieloetapowe, w tym dialog konkurencyjny
Korzyści dla klienta
Decyzje z uzasadnieniem technicznym
Otrzymujesz analizy stanowiące podstawę uzasadnienia każdej decyzji zamawiającego — ocenę ofert, rozstrzygnięcie o równoważności, odpowiedzi na pytania.
Zachowana porównywalność ofert
Kontrolujemy, aby wyjaśnienia i modyfikacje nie rozmyły wymagań w sposób uniemożliwiający zestawienie ofert.
Sprawniejszy przebieg postępowania
Bieżące wsparcie merytoryczne ogranicza liczbę rund wyjaśnień i ryzyko powtarzania czynności.
Co nas wyróżnia
Perspektywa zamawiającego, konsekwentnie
Działamy wyłącznie po stronie zamawiającego. Nie startujemy w postępowaniach, które obsługujemy, i nie doradzamy równolegle wykonawcom w tym samym postępowaniu.
Znajomość argumentacji stosowanej przez wykonawców
Znamy typowe kierunki pytań i sposoby uzasadniania równoważności, co pozwala oddzielić rzeczywistą wątpliwość od próby zmiany wymagań.
Ciągłość z etapem przygotowania dokumentacji
Gdy przygotowywaliśmy opis przedmiotu zamówienia, znamy intencję każdego wymagania — to skraca czas reakcji i chroni spójność postępowania.
Wsparcie także w arbitrażu i sporach
Zakres naszej pomocy obejmuje również wsparcie merytoryczne w sytuacjach spornych i w arbitrażu.
Powiązanie oceny z rachunkiem kosztowym
Oferty oceniamy nie tylko pod kątem zgodności, ale też konsekwencji kosztowych w fazie eksploatacji.
Jak pracujemy
^Od publikacji postępowania do rekomendacji wyboru^
Analizujemy pytania wykonawców
Oceniamy każde pytanie pod kątem treści i konsekwencji dla zakresu, kosztu oraz porównywalności ofert. Cel: nie dopuścić do niezamierzonej zmiany przedmiotu zamówienia.
Przygotowujemy odpowiedzi merytoryczne
Formułujemy treść odpowiedzi w części technicznej wraz z uzasadnieniem. Cel: zapewnić spójność wyjaśnień z pierwotnym opisem.
Oceniamy zgodność ofert z wymaganiami
Weryfikujemy oferty parametr po parametrze wobec opisu przedmiotu zamówienia. Cel: dostarczyć podstawę do rozstrzygnięcia.
Badamy równoważność zaoferowanych rozwiązań
Analizujemy argumentację techniczną wykonawców i przygotowujemy uzasadnienie rozstrzygnięcia. Cel: zapewnić, że decyzja obroni się w razie odwołania.
Wspieramy negocjacje
Uczestniczymy w negocjacjach w części technicznej i kosztowej. Cel: doprowadzić do warunków odpowiadających potrzebom zamawiającego.
Dokumentujemy przebieg oceny
Przygotowujemy dokumentację ocen i uzasadnień. Cel: zabezpieczyć postępowanie na wypadek kontroli lub odwołania.
Porozmawiajmy o wsparciu postępowania i ocenie ofert
Zapraszam do kontaktu — także wtedy, gdy postępowanie już trwa i pojawiły się trudne pytania.
Wypełnij formularz a skontaktujemy się z Tobą aby umówić termin spotkania z ekspertem.
Konsultacja – wypełnij formularz
Tak. Częstym momentem wejścia jest etap odpowiedzi na pytania wykonawców albo ocena ofert zawierających rozwiązania równoważne.
Nie. Zapewniamy wsparcie merytoryczne i techniczne, w tym przygotowanie argumentacji. Reprezentacja prawna pozostaje po stronie pełnomocnika zamawiającego.
Nasza rola dotyczy części merytorycznej i technicznej. Ocena formalna należy do zamawiającego i jego obsługi prawnej.
Analizujemy przyczyny — czy wynikają z wymagań podnoszących koszt nieproporcjonalnie, ze zmiany warunków rynkowych, czy z niedoszacowania. Wynik jest podstawą do decyzji o dalszym postępowaniu.
Tak, w zakresie technicznym i kosztowym, także po wyborze oferty, jeśli tryb postępowania dopuszcza negocjacje.
Tak. Podział ról jest wyraźny: my odpowiadamy za warstwę merytoryczną i techniczną, dział prawny za formalną i proceduralną.