Kontrola rozliczeń i weryfikacja faktur ICT
Sprawdzamy zgodność rozliczeń z umowami: czy stawki odpowiadają kontraktowym, usługi zostały zamówione i są świadczone, rabaty zastosowano prawidłowo oraz czy nie występują pozycje nienależne.
20+ lat
praktyki w analizie umów i rozliczeń ICT
10+ mln zł
skala zidentyfikowanych nieprawidłowości w rozliczeniach
2-6 tyg.
^typowy czas realizacji weryfikacji^
Znaczenie usługi dla organizacji
Kontrola rozliczeń i weryfikacja faktur ICT jest potrzebna, gdy zbiorcze dokumenty obejmują setki lub tysiące pozycji wynikających z wielu umów, aneksów i cenników. Bieżąca kontrola działu finansowego często ogranicza się wtedy do porównania łącznej kwoty z poprzednim okresem.
Nieprawidłowości w rozliczeniach rzadko wynikają ze złej woli dostawcy. Częściej są skutkiem złożoności: wielu aneksów, zmian cenników, migracji między systemami bilingowymi i usług uruchamianych lub wyłączanych bez odzwierciedlenia w umowie. Efekt jest jednak taki sam — organizacja płaci więcej, niż wynika z kontraktu.
Charakterystyczne jest to, że pojedyncza nieprawidłowość bywa niewielka, ale powtarza się w każdym cyklu rozliczeniowym. Pozycja zawyżona o kilkaset złotych miesięcznie przez trzy lata to kwota, która uzasadnia weryfikację.
Kontrola rozliczeń ma również efekt porządkujący. Ujawnia usługi nieprzypisane do żadnego właściciela, umowy bez odpowiadających im pozycji w ewidencji i rozbieżności między stanem umownym a faktycznym.
Faktura zbiorcza nie do zweryfikowania w bieżącej pracy
Weryfikacja setek pozycji wobec umowy i aneksów wymaga czasu i kompetencji, których zespoły finansowe często nie mają w bieżącej pracy. Bez takiej kontroli akceptacja faktury staje się formalnością.
Rozbieżność między stanem umownym a faktycznym
Usługi uruchamiane, zmieniane i wyłączane w toku współpracy nie zawsze znajdują odzwierciedlenie w dokumentach. Kontrola ujawnia te rozbieżności i pozwala je uporządkować.
Dla kogo jest usługa
Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które:
- otrzymują faktury zbiorcze o dużej liczbie pozycji i nie mają możliwości ich weryfikacji
- mają umowy wielokrotnie aneksowane, z historycznymi cennikami
- przeszły migrację systemów bilingowych po stronie dostawcy
- prowadzą rozliczenia wewnętrzne kosztów i potrzebują rzetelnej podstawy
- podejrzewają rozbieżność między umową a rozliczeniem
- kończą umowę i chcą rozliczyć ją przed zamknięciem
Korzyści dla klienta
Podstawa do odzyskania nadpłat
Otrzymujesz udokumentowany wykaz nieprawidłowości, który może stanowić podstawę reklamacji lub korekty rozliczeń.
Ograniczenie powtarzających się nadpłat
Korekta pozycji błędnie naliczanej cyklicznie przynosi efekt także w kolejnych okresach rozliczeniowych.
Uporządkowana ewidencja usług
Otrzymujesz zestawienie usług faktycznie rozliczanych, z przypisaniem do umów i właścicieli — podstawę do dalszego zarządzania kosztami.
Co nas wyróżnia
Weryfikacja wobec umowy, nie wobec poprzedniej faktury
Punktem odniesienia jest treść umowy wraz z aneksami i cennikami, a nie kwota z poprzedniego okresu. To różnica, która decyduje o wykrywalności nieprawidłowości.
Znajomość praktyki rozliczeniowej operatorów i dostawców
Znamy obszary, w których często powstają rozbieżności: zmiany taryf, migracje bilingowe, usługi dodane i rozliczenia nadwyżek.
Powiązanie z audytem i benchmarkingiem
Kontrola rozliczeń koncentruje się na zgodności faktur z umowami. Jeżeli analiza wskazuje problem z zakresem usług lub cenami rynkowymi, może być punktem wyjścia do szerszego audytu albo renegocjacji. Zobacz też: Audyt telekomunikacyjny oraz Redukcja kosztów IT i wdrożenie FinOps.
Dokumentacja przygotowana pod reklamację
Ustalenia przedstawiamy w formie umożliwiającej wystąpienie do dostawcy, z odniesieniem do konkretnych postanowień umownych.
Niezależność od dostawcy
Nie pośredniczymy w sprzedaży usług i nie mamy relacji handlowych z weryfikowanymi dostawcami.
Jak pracujemy
^Od porównania faktur z umowami do odzyskanych nadpłat^
Zbieramy dokumentację umowną i rozliczeniową
Kompletujemy umowy, aneksy, cenniki, faktury i dane bilingowe za badany okres. Cel: ustalić, co powinno być naliczone.
Odtwarzamy stan należny
Rekonstruujemy, jakie usługi i w jakich stawkach powinny być rozliczane zgodnie z umową. Cel: uzyskać punkt odniesienia niezależny od faktur.
Porównujemy stan należny z rozliczonym
Zestawiamy pozycja po pozycji, identyfikując rozbieżności. Cel: wskazać konkretne nieprawidłowości, nie ogólne wątpliwości.
Sprawdzamy, czy rozliczane usługi zostały zamówione i są faktycznie świadczone. Cel: wykryć pozycje nienależne.
Sprawdzamy, czy rozliczane usługi są faktycznie wykorzystywane. Cel: wykryć pozycje nienależne.
Dokumentujemy ustalenia
Przygotowujemy wykaz nieprawidłowości z odniesieniem do postanowień umownych i wyliczeniem kwot. Cel: umożliwić wystąpienie do dostawcy.
Wspieramy w rozmowach z dostawcą
Na życzenie uczestniczymy w wyjaśnieniach i uzgodnieniach korekt. Cel: doprowadzić ustalenia do rozliczenia.
Porozmawiajmy o kontroli rozliczeń i weryfikacji faktur ICT
Zapraszam do kontaktu — do wstępnej oceny wystarczy informacja o liczbie dostawców i wielkości miesięcznych rozliczeń.
Wypełnij formularz a skontaktujemy się z Tobą aby umówić termin spotkania z ekspertem.
Konsultacja – wypełnij formularz
Zakres ustalamy na wstępie. Przy bardzo dużych rozliczeniach stosujemy podejście warstwowe: pełna weryfikacja pozycji o największej wartości i badanie próby w pozostałych kategoriach.
Zależy od terminów reklamacyjnych i przedawnienia oraz od historii zmian umownych. Zakres czasowy ustalamy przed rozpoczęciem prac.
Ustalenia przedstawiamy z odniesieniem do konkretnych postanowień umowy i wyliczeniem kwot. Taka forma jest podstawą do merytorycznych wyjaśnień, a nie do sporu o interpretację.
Nie. Kontrola rozliczeń koncentruje się na zgodności faktur z umowami. Audyt telekomunikacyjny obejmuje szerzej usługi operatorskie, ich wykorzystanie, infrastrukturę i warunki rynkowe. Zobacz też: Audyt telekomunikacyjny.
Nie. Pracujemy na dokumentacji umownej, fakturach i danych bilingowych przekazanych przez klienta.
Po zakończeniu weryfikacji organizacja może wystąpić do dostawcy o korektę, a równolegle uporządkować ewidencję i proces akceptacji faktur, aby ograniczyć powtarzalność problemu.
Prawo komunikacji elektronicznej przewiduje 12 miesięcy na wniesienie reklamacji dotyczącej nieprawidłowo obliczonej należności. Zakres dochodzonych roszczeń zależy także od przedawnienia i postanowień umowy, dlatego wymaga odrębnej oceny prawnej.