Warto przeliczyć wydatki na połączenia
— Do optymalizacji kosztów teleinformatycznych trzeba mieć racjonalne podejście. Jej umiejętne przeprowadzenie może przynieść firmie nie tylko korzyści finansowe, ale także pośrednie, na przykład dzięki dodatkowym funkcjom systemów i zwiększeniu efektywności komunikacji. Szybkie zmiany na rynku telekomunikacyjnym sprawiają, że przeprowadzanie takich zmian ma sens zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Ale, oczywiście, zupełnie innych efektów może się spodziewać duża firma z wieloma oddziałami, wieloma pracownikami terenowymi, dla których komputer, telefon i internet to główne narzędzia pracy, niż — duży zakład produkcyjny, zatrudniający w większości pracowników fizycznych. W tym drugim przypadku pole manewru jest mniejsze, gdyż zwykle koszty telekomunikacji w takich firmach są dużo niższe. Wtedy warto się skupić na korzyściach pośrednich, które mogą znacznie zwiększyć efektowność funkcjonowania przedsiębiorstwa, a co za tym idzie — jego konkurencyjność — podkreśla Paweł Michałowski, menedżer działu audytu i optymalizacji w firmie doradczej Audytel, specjalizującej się w analizach i optymalizacji kosztów rozwiązań teleinformatycznych.
(…)
— Operatorzy mylą się w rachunkach dla klientów biznesowych. Zarówno na korzyść klientów, jak i na ich niekorzyść. Tych drugich sytuacji jest więcej. Nie wynikają one ze złej woli operatorów, ale z ludzkich błędów, takich jak złe wprowadzanie do systemu billingowego rabatów wynegocjowanych przez klienta czy mylna ich interpretacja. Złożoność rozliczeń danych billingowych powoduje, że klienci nie zauważają pomyłek i płacą więcej, niż powinni — uważa Paweł Michałowski.
Niedostosowanie taryf telekomunikacyjnych do rzeczywistych potrzeb jest powszechne. Przykłady? Korzystanie z 'darmowego’ sprzętu oferowanego przez operatora przy podpisaniu długoterminowego kontraktu. W rezultacie za wszystko płaci się o 20-30 proc. więcej, niż gdyby sprzęt kupiło się samemu. Z kolei przy transmisji danych pokutuje przekonanie, że łącza kablowe są najbardziej niezawodne. Tymczasem dostępne technologie radiowe nie ustępują im jakością w wielu zastosowaniach, a wzięcie ich pod uwagę zwiększa liczbę rozwiązań alternatywnych i tym samym wzmacnia pozycję negocjacyjną w rozmowach z telekomami. Także wysokie stawki abonamentu dla menedżerów nie zawsze mają uzasadnienie. Jeśli szefowie firmy często bywają za granicą, to te stawki nie obniżają kosztów pojedynczych połączeń, bo w roamingu płaci się tyle samo, niezależnie od wysokości abonamentu.
(…)
Po wynegocjowaniu korzystniejszych cen połączeń z telefonów komórkowych firmy często obniżają limity kwotowe przyznane pracownikom. A to wcale nie zmniejsza kosztów firmy. Dlaczego? Zbyt duża obniżka powoduje, że część ruchu komórkowego przechodzi na telefony stacjonarne i zwiększa wartość faktur za takie połączenia. Ale pozostawienie limitów na poprzednim poziomie też może nie być dobrym pomysłem. Mimo zmniejszenia stawek za rozmowy pracownicy i tak mogą wykorzystywać limity w całości.
— Dlatego konieczna jest kompleksowa analiza potrzeb i struktury usług teleinformatycznych firmy przed rozpoczęciem negocjacji z operatorami. Inaczej, mimo wynegocjowania na pozór atrakcyjnych stawek za poszczególne usługi, można nie osiągnąć obniżenia kosztów — podkreśla Paweł Michałowski.
(Puls Biznesu wyd. 2840, s. 18)