Outsourcing Inspektora Ochrony Danych

Outsourcing IOD, czyli outsourcing Inspektora Ochrony Danych to usługa polegająca na powierzeniu obowiązków Inspektora zewnętrznemu specjaliście lub wyspecjalizowanej firmie. Zamiast zatrudniać IOD na kosztowny etat, firma zawiera umowę z podmiotem zewnętrznym, który pełni tę funkcję.
Każdy Inspektor Ochrony Danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia swoich tych zadań.  Powinien  mieć zatem odpowiednie przygotowanie i doświadczenie związane z ochroną danych osobowych. Jeśli IOD wykonuje inne zadania w organizacji, to nie mogą one powodować konfliktu interesów z zakresem obowiązków Inspektora.  Inspektor działa w sposób niezależny i nie może otrzymywać instrukcji dotyczących wykonywanych przez niego zdań.  Powierzenie zadań IOD ekspertowi zewnętrznemu pozwala na uniknięcie konfliktu interesów i jest najlepszym  rozwiązaniem  dla każdego podmiotu dbającego o ochronę danych osobowych.

Powołanie zewnętrznego eksperta na funkcję Inspektora Ochrony Danych jest tańsze niż zatrudnienie specjalisty na etat.  Nie ponosi się wówczas kosztów szkoleń niezbędnych do zapewnienia Inspektorowi dostępu do wiedzy fachowej.  Zaangażowanie IOD dostosowane jest zawsze do bieżących potrzeb danej organizacji i nie zawsze wymaga pracy na pełnym etacie.  Kontrakt z firmą zewnętrzną  pozwala na elastyczne dostosowowanie kosztów do rzyczywiśctych potrzeb wynikających z zadań Inspektora.  Organizacja ponosi tylko  koszt rzeczywistej pracy a nie gotowości do wykonywania zadań.

Każdy Inspektor Ochrony Danych ma zadanie wykonywać obowiązki określone w RODO.  Ich właściwa realizacja wymaga odpowiedniego przygotowania, dużego zaangażowania oraz posiadania umiejętności interpersonalnych  do budowania atmosfery współpracy. W danej organizacji Inspektor Ochrony Danych powinien:
– informować o obowiązkach związanych z ochroną danych osobowych i doradzać w tej sprawie,
– monitorować  zgodność przetwarzania danych osobowych z RODO, innymi aktami prawnymi oraz  przyjętymi regulacjami wewnętrznymi,
– dbać o rozwój wiedzy organizacji na temat ochrony danych osobowych,
– przeprowadzać  regularne audyty w zakresie ochrony danych,wspierać  organizację w procesie szacowania ryzyka naruszenia praw i wolności – osób, których dane są przetwarzane,
– wspierać organizację w projektach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w których należy uwzględnić wymagania RODO,
– doradzać organizacji w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych,
– wspierać organizację w trakcie wystąpienia incydentu związanego z ochroną danych,
– wspierać organizację w zakresie kontaktów z Urzędem Ochrony Danych  Osobowych,
– wspierać organizację w zakresie kontraktów  z osobami, których dane dotyczą.

Zgodnie z RODO Inspektor  powinien być powołany, gdy:
– przetwarzania dokonuje organ publiczny z wyjątkiem sądów w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,
– główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają systematycznego monitorowania osób których dane dotyczą na dużą skalę,
– główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych (np. dotyczących zdrowia czy ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne)   oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących.
 
Wiele firm powołuje Inspektora niezależnie od istnienia formalnego obowiązku jego posiadania.  Powołanie Inspektora świadczy o szacunku dla partnerów biznesowych, klientów, kontrahentów. Jest również sposobem na zmniejszenie ryzyka regulacyjnego związanego, zapewnienia zgodności z przepisami i zminimalizowania ryzyka kar.

Tak, outsourcing IOD jest korzystny dla organizacji, bo dzięki tej formie współpracy firma zyskuje:
– możliwość współpracy z ekspertami RODO,
– elastyczne formy współpracy, gdyż zakres usług jest dopasowany do rzeczywistych potrzeb organizacji, gdzie ponoszone koszty dotyczą tylko faktycznie wykonanej pracy,
– minimalizację ryzyk regulacyjnych,   w tym możliwości nałożenia kar finansowych,
– oszczędność czasu własnych pracowników z uwagi na możliwość współpracy z ekspertem.
 
Zewnętrzny IOD to dobre rozwiązanie dla każdej organizacji, która chce zadbać o ochronę danych osobowych i racjonalność ponoszonych na ten cel kosztów.

Wybierając usługodawcę, warto zwrócić uwagę na:
– doświadczenie usługodawcy w zakresie ochrony danych osobowych,
– kwalifikacje członków zespołu świadczącego usługi,
– znajomość specyfiki ochrony danych osobowych w danej branży,
– wielkość zespołu świadczącego usługi,
– zgodność oferty z zakresem zadań Inspektora określonym w RODO.
Członkowie naszego Zespołu to doświadczeni eksperci posiadający niezbędne kwalifikacje do pełnienia funkcji IOD.
Zapraszamy do współpracy.