Czynniki zapasotwórcze w organizacji – jak je ograniczyć?

Z punktu widzenia zarządzania procesem zakupowym bardzo ważna jest identyfikacja czynników mających wpływ na tworzenie nadmiernych zapasów w firmie, a następnie podejmowanie działań mających na celu zredukowanie lub wyeliminowanie tych zjawisk.

Niepewność dostaw

Czynnikiem występującym po stronie dostawcy jest niepewność dostaw i związane z tym ryzyko braku bądź niedoboru zamawianych towarów. Może to być również ryzyko niedotrzymania ustalonego terminu dostawy. W takim przypadku firmy na ogół decydują się na zwiększanie poziomu zapasów, szczególnie jeżeli brak lub opóźnienie dostawy jest zagrożeniem dla ciągłości procesu produkcyjnego bądź realizacji dostaw do klientów. Innym „zapasotwórczym” czynnikiem są warunki stawiane przez dostawców. Dotyczą one m.in.: minimalnej wielkości (wartości) zamówienia, jednostek opakowaniowych i załadunkowych, okresów ważności, czasów realizacji zamówień, stałych terminów zamówień i dostaw.

Wahania popytu

Kolejnym czynnikiem mającym wpływ na poziom zapasów są duże wahania popytu po stronie odbiorców. Nadmierne zapasy wyrobów gotowych powstają często wskutek nacisków działu sprzedaży oraz ustalania poziomu obsługi klienta (POK) – definiowanego tutaj, jako zdolność do zaspokajania popytu zgłaszanego przez klientów – na zbyt wysokim poziomie.

Najczęstsze wytyczne ze strony ekip sprzedażowych to „każde zamówienie Klienta musi być zrealizowane” – POK = 100%. Czy to jest możliwe? Czy stać nas na to?

 Jeśli jednak strategią firmy jest osiągnięcie parametrów lidera rynkowego, trzeba pamiętać, że przy dużej zmienności popytu, poziom zapasu bezpieczeństwa zaczyna gwałtownie rosnąć (wzrost logarytmiczny) dla POK > 90%.

 Zapasy a proces produkcyjny

Zapasy powstają również wewnątrz przedsiębiorstwa i są związane
z procesem produkcyjnym. Nadmierne zapasy w tym obszarze mogą wynikać m.in. z niewłaściwej konstrukcji procesu produkcyjnego, niedomagań systemowych lub organizacyjnych, występowania „wąskich gardeł”. Rozwiązaniem jest wykonanie mapowania procesu produkcyjnego oraz procesów mu towarzyszących (m.in. planowanie produkcji, planowanie zapotrzebowania surowcowo-materiałowego, planowanie obsług technicznych i remontów), a następnie zamodelowanie i wdrożenie nowego procesu, który wyeliminuje zidentyfikowane nieprawidłowości.

 Kryterium istotności zapasu

W procesach zakupowych związanych z zarządzaniem zapasami bardzo istotnym elementem jest podział zapasów według kryterium istotności dla przedsiębiorstwa, a następnie stosowanie zróżnicowanych procedur dla poszczególnych grup. Na przykład dla artykułów o strategicznym znaczeniu ważne jest precyzyjne określanie potrzeb, dążenie do zawierania kontraktów długoterminowych z dostawcami (nie zawsze jest to możliwe, ale jeśli nie spróbujemy, nie będziemy tego wiedzieć), planowanie awaryjne oraz stałe monitorowanie zapasów.

W przypadku artykułów o istotnym znaczeniu, ale obarczonych ryzykiem niepewności dostaw konieczna jest m.in. stała kontrola dostawców, utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa oraz tworzenie i realizowanie planów poprawy sytuacji, zachowań w sytuacjach awaryjnych.

 Narzędzie wspomagające

W praktyce wykorzystuje się różne metody oraz kryteria dzielenia zapasów na grupy, które są wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji zakupowych związanych z planowaniem zapasów. Obecnie trudno sobie wyobrazić takie działania wykonywanie bez użycia narzędzi wspomagających. Jednak każde narzędzie wymaga w pierwszej kolejności uporządkowania „własnego podwórka”. Bez wyczyszczenia danych, wdrożenia procedur postępowania przy zarządzaniu zapasami i zakupami, procedur wprowadzenia do obrotu artykułu i jego usunięcia, nie możemy mówić o wprowadzeniu narzędzia. Pamiętajmy, że narzędzie ma wspierać człowieka w podejmowaniu decyzji, a nie na odwrót.

 Ośrodek planistyczny w strukturze firmy

Niebagatelną rolę w zarządzaniu zapasami odgrywa umiejscowienie ośrodka planistycznego w strukturze firmy. Najlepszym rozwiązaniem jest usytuowanie struktury odpowiedzialnej za planowanie zapasów i zakupów w pionie niezależnym od struktur, których działalność opiera się na zapasach, czyli na przykład w pionie finansowym.

Gdy planistów odpowiedzialnych za zapasy umieścimy w:

• • Pionie Sprzedaży – zapas będzie rósł, bo POK dąży do 100%.
  • Pionie Produkcji – zapas będzie rósł, bo optymalna produkcja, to stabilna długa seria.
  • Pionie Zakupów – zapas będzie rósł, bo tani zakup to duży zakup.
  • Pionie Finansowym – dążenie to optymalnego, zrównoważonego zapasu, poszukiwanie złotego środka pomiędzy sprzecznymi wytycznymi dla planistów ze strony Sprzedaży, Produkcji
    i Zakupów.