Audyt poprawności naliczania kosztów za usługi telekomunikacyjne

Michał Pyszycki – Ekspert Audytela odpowiada na pytania

Audyt poprawności naliczania kosztów za usługi telekomunikacyjne ma na celu sprawdzenie, czy faktury wystawione przez operatorów za usługi telekomunikacyjne (w tym: telefonię stacjonarną, telefonię komórkową, usługi infolinii, usługi ICT w szczególności przetwarzania w chmurze) są naliczone prawidłowo tzn. zgodnie z warunkami zdefiniowanymi w umowach zawartych pomiędzy klientem, a dostawcami tych usług.

Jakie dane są niezbędne do przeprowadzenia czynności audytowych?

Do sprawdzenia poprawności fakturowania potrzebne są jedynie umowy zawarte z dostawcami, a także faktury oraz dane bilingowe za zadany okres– najczęściej jest to okres od początku obowiązywania danej umowy, lecz nie dłuższy niż jeden rok, ze względu na to, że zgodnie z ustawą Prawo telekomunikacyjne, reklamacja usługi może „sięgać” maksymalnie 12 miesięcy wstecz od daty złożenia pisma.

Co jest najczęstszą przyczyną braku poprawności wystawianych faktur?

Przyczyny można podzielić na dwie grupy: błędy ludzkie wynikające z braku zaimplementowania w systemie bilingowym wszystkich warunków handlowych określonych w umowie. Drugą grupą są błędy systemowe wynikające z niedoskonałości systemów bilingowych operatorów, które „nie nadążają” za ofertami składanymi przez działy handlowe. Warto przy tym pamiętać że największe prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w naliczaniu opłat występuje w przypadku umów negocjowanych indywidualnie z klientem oraz w umowach zawieranych w wyniku postępowań publicznych. Jest to związane z tym, że wynegocjowane warunki handlowe odbiegają często od standardowych taryf oferowanych przez dostawców.

Kiedy warto przeprowadzić audyt?

Każdorazowo, po zmianie warunków umowy wynikających ze zmiany dostawcy lub po renegocjacji warunków handlowych z dotychczasowym operatorem.

Czy wystarczy jednorazowa kontrola kosztów?

Z doświadczenia ekspertów Audytela wynika, że w znacznej większości przypadków jednorazowa kontrola nie jest skuteczna. Owszem, pozwala ona na odzyskanie kwot nadpłaconych w wyniku błędnie wystawionych faktur, jednakże klient nie będzie miał gwarancji, że faktury otrzymane po przeprowadzonym audycie będą wystawione prawidłowo.

Na poparcie tej tezy warto podać przykład jednego z naszych klientów, u którego kontrola poprawności naliczania kosztów jest prowadzona co miesiąc w sposób ciągły. W ramach umowy zawartej na usługi telefonii komórkowej klient nie otrzymał ani jednej faktury, do której nie byłaby wystawiona zasadna reklamacja. Ponadto po zmianie dostawcy usługi sytuacja nie uległa zmianie i również do każdej faktury składane było pismo reklamacyjne, skutkujące wystawieniem faktury korygującej.

Jakie korzyści niesie audyt?

Przede wszystkim możliwość odzyskania kwot nadpłaconych w wyniku błędnego naliczenia kosztów. Dodatkową korzyścią jest uzyskanie pewności co do poprawności fakturowania w przyszłości. Jednak możliwe jest to jedynie w przypadku ciągłej kontroli, ponieważ w większości przypadków operatorzy wystawiają faktury korygujące do zgłoszonych reklamacji, natomiast błędy po ich stronie nie są korygowane.

Jako przykład  zilustrowania korzyści z usługi audytu poprawności naliczania kosztów należy wspomnieć, iż jeden z klientów Audytel w ciągu czerech lat ciągłej kontroli faktur za usługi telekomunikacyjne odzyskał ponad 2,1 mln zł netto.

Autor: Michał Pyszycki