Samo rozwiązanie umowy o pracę nie powoduje, że administrator danych (pracodawca) przestaje przetwarzać dane osobowe byłego pracownika, albowiem prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) zarówno zatrudnionego pracownika, jak i byłego pracownika regulują przepisy prawa pracy. A to, w jaki sposób i jak długo należy przetwarzać dane osobowe pracowników oraz przechowywać dokumenty wchodzące w skład zasobu kadrowego, określają przepisy sektorowe. Trzeba pamiętać, że z ich uwzględnieniem należy stosować zasady, o których mowa w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych. Dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania.
Mając powyższe na względzie, pamiętajmy, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej, tj. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mają one zastosowanie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 r. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, odnośnie do zakresu przetwarzanych danych stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, tj. przepisy obowiązujące w dniu pozyskania danych. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują również przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, które przewidują skrócenie w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony) dotychczas obowiązujących terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
I tak, dane zawarte w aktach osobowych pracownika są przechowywane przez:
- 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
- 50 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jeśli nie spełniono warunku złożenia raportów informacyjnych do ZUS (wtedy 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport).
- 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. licząc od dnia zakończenia pracy przez danego pracownika.
Powyższe terminy, dotyczą także danych pracowników zawartych w listach płac, kartach wynagrodzeń albo innych dowodach, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Częstym problemem jest imienny adres mail służbowy byłego pracownika, czy dane osobowe w postaci imienia i nazwiska, wizerunku na stronie internetowej pracodawcy. Administratorzy nie wiedzą czy usuwać czy zostawić, na jakiej podstawie prawnej to zrobić, aby być zgodnym z RODO.
Imienny adres e-mail zawiera dane z zakresu danych zwykłych, których przetwarzanie regulowane jest w art. 6 ust. 1 RODO. Oznacza to, że przetwarzanie takich danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w tym przepisie. Jeżeli administrator danych (pracodawca) posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie stosunku pracy, to pozostaje nadal administratorem tych danych. W takiej sytuacji podstawą przetwarzania danych byłego pracownika zawartych w adresie mailowym może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora.
