W drugiej części artykułu omówiono podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione w firmie dla skutecznego zarządzania zapasami. Zwrócono uwagę na znaczenie takich czynników, jak: jakość (kompletność) dostępnej bazy danych o sprzedaży, towarach oraz dostawcach; przepływ informacji pomiędzy działami operacyjnymi i działami związanymi ze sprzedażą, zastosowane narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie zamówieniami oraz zapasami.
W tej części przedstawiamy nasze podejście stosowane przy wspieraniu i optymalizacji zarządzania zapasami w firmie.
Zarządzanie zamówieniami jest procesem złożonym. Wymaga spełnienia, co najmniej kilku podstawowych warunków, (które omówiliśmy w poprzedniej części artykułu) aby mogło być skutecznie realizowane.
Przystępując do współpracy z Klientem proponujemy na wstępie dokonanie przeglądu i oceny procesu zarządzania zamówieniami, od momentu powstania potrzeby zakupowej do momentu złożenia zamówienia u dostawcy. Przeprowadzenie takiej oceny pozwala na postawienie diagnozy i sformułowanie rekomendacji odnośnie niezbędnych zmian w systemie.
Na wstępie pytamy o organizację całego procesu oraz jego usytuowanie w strukturze firmy. Analizujemy jak wygląda współpraca i wymiana informacji pomiędzy działami operacyjnymi zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio w proces zarządzania zamówieniami (zakupy, sprzedaż, marketing). Pytamy o politykę firmy odnośnie zapasów, czy jest ona w jakiś sposób sformalizowana, czy są przyjęte, określone poziomy obsługi klienta (SLA) dla poszczególnych grup, pozycji asortymentowych . Ważnym elementem procesu jest system raportowania. Sprawdzamy czy są tworzone cykliczne raporty dotyczące zarządzania zapasami, jeżeli tak to, co zawierają i jakie komórki/osoby w firmie mają do nich dostęp, kto i w jakim gronie je analizuje, czy analizy odbywają się w usystematyzowany, cykliczny sposób.
Następnie sprawdzamy i oceniamy jakość i kompletność danych wykorzystywanych w procesie zarządzania zamówieniami. Jak już wspomniano wcześniej, do prognozowania popytu, niezbędne są dane o dziennej sprzedaży poszczególnych asortymentów za okres minimum jednego roku. Ponadto, w bazie danych powinny być oznaczone okresy promocji, wyprzedaży oraz wszelkie inne akcje oddziaływujące na poziom sprzedaży.
Zwracamy uwagę na dostępność w systemie danych i parametrów logistycznych dotyczących towarów i dostawców, niezbędnych do automatyzacji procesu zamawiania. W swojej praktyce często spotykamy się z sytuacjami braku lub niekompletności tych danych w systemie Klienta, co ma zwykle negatywny wpływ na funkcjonowanie procesu i zwiększa jego pracochłonność. Uzupełnienie brakujących danych jest jednym z pierwszych zadań, które musi wykonać Klient chcąc zoptymalizować swój system zarządzania zamówieniami.
