Współczesne organizacje stają przed licznymi wyzwaniami, które mogą zakłócić ich funkcjonowanie – od braków kadrowych, przez awarie technologiczne, po incydenty cyberbezpieczeństwa. W takich sytuacjach kluczowym narzędziem wspierającym zarządzanie ryzykiem operacyjnym jest Analiza Wpływu na Biznes (Business Impact Analysis – BIA). Analiza BIA pomaga zidentyfikować i ocenić wpływ zakłóceń na kluczowe procesy, umożliwiając efektywne zarządzanie zasobami i przygotowanie organizacji na potencjalne ryzyka.
Czym jest analiza BIA?
Analiza Wpływu na Biznes (Business Impact Analysis) to proces identyfikacji i oceny skutków potencjalnych zakłóceń w funkcjonowaniu organizacji. Analiza ta koncentruje się na:
- identyfikacji kluczowych procesów biznesowych,
- określeniu zależności między procesami, zasobami i technologiami oraz usługami zewnętrznych dostawców,
- ocenie wpływu przestojów na operacje, finanse, zgodność z regulacjami prawnymi czy wizerunek organizacji.
BIA dostarcza danych, które umożliwiają opracowanie Planu Ciągłości Działania (BCP). Na tej podstawie organizacje mogą przygotować rozwiązania alternatywne na wypadek sytuacji awaryjnych, minimalizując przestoje i ich konsekwencje.
Dlaczego BIA jest kluczowa dla organizacji?
Analiza Wpływu na Biznes pozwala określić, które procesy są krytyczne dla funkcjonowania organizacji oraz jej efektywności operacyjnej i na których zasobach oraz usługach się one opierają. Przeprowadzenie analizy umożliwia ocenę potencjalnych skutków przestojów, takich jak:
- utrata przychodów lub straty finansowe,
- niespełnienie wymagań regulacyjnych,
- brak dotrzymania warunków umów zawartych z klientami,
- utrata reputacji organizacji.
Dzięki BIA organizacja może skupić się na najważniejszych obszarach działalności i odpowiednio przydzielić zasoby, co pozwala na efektywne zarządzanie w sytuacjach kryzysowych.
Dane z analizy BIA, takie jak procesy uznane za krytyczne i parametry określające czasowe cele i minimalne wymagania dla przywrócenia kluczowych procesów oraz zasobów, stanowią podstawę do opracowania Planu Ciągłości Działania (BCP) a także Planu Odtworzenia po Awarii (DRP), które zapewniają realizację procedur reagowania w sytuacji awaryjnej i zarządzania sytuacją kryzysową. Wynikiem tych działań jest utrzymanie minimalnego poziomu procesów krytycznych podczas incydentu ciągłości działania i powrót do normalnego funkcjonowania zgodnie z ustalonym dzięki wynikom BIA czasem przywracania poszczególnych procesów i zasobów.
Etapy analizy BIA
Pierwszym krokiem jest ocena wszystkich procesów, które objęto analizą BIA. Nie wszystkie procesy muszą zostać uwzględnione w tej analizie – decyzja o ich wyłączeniu może być uzasadniona przyjętymi celami strategicznymi organizacji. Procesy wspierające o niskim znaczeniu dla ciągłości kluczowych działań, takie jak działania marketigowe, mogą zostać pominięte.
Każdy proces uwzględniony w analizie BIA oceniany jest pod kątem skutków jego przestoju, takich jak straty finansowe, zakłócenia operacyjne czy negatywne skutki prawne w określonych interwałach czasowych. To właśnie poziom wpływu przestoju danego procesu w tych przedziałach czasu wyznaczonych w godzinach i dniach pozwala wskazać właścicielowi procesu parametry określające:
- maksymalny czas, w którym proces musi zostać przywrócony po zakłóceniu – RTO (Recovery Time Objective),
- minimalny poziom działania procesu, który pozwala organizacji funkcjonować w sytuacji kryzysowej – MBCO (Minimum Business Continuity Objective),
- maksymalny czas, przez który organizacja może tolerować zakłócenie w danym procesie, zanim skutki staną się nieodwracalne – MTPD (Maximum Tolerable Period of Disruption).
Kolejnym krokiem jest mapowanie zależności pomiędzy procesami, zasobami (personel, IT, urządzenia techniczne i logistyczne, lokalizacje, zasoby informacyjne) oraz usługami dostawców. Tym razem analiza dotyczy ustalenia krytyczności poszczególnych zasobów, usług dostawców a także innych procesów, które wspierają proces poddany analizie.
Na tym etapie analizy również określa się wartość parametru RTO (Recovery Time Objective), który tym razem wyznacza maksymalny czas, w jakim dany zasób musi być przywrócony do działania po wystąpieniu incydentu. Jednak niezwykle istotnym parametrem w ocenie zasobów IT jest RPO (Recovery Point Objective) – czyli maksymalny dopuszczalny punkt przywracania danych w przypadku ich utraty. RPO określa:
- jaką ilość danych organizacja może zaakceptować jako utracone w przypadku zakłócenia,
- jaki jest maksymalny odstęp czasowy między ostatnią kopią zapasową a momentem awarii.
Dzięki parametrowi RPO organizacja może precyzyjnie określić wymagania wobec systemów IT, takie jak:
- częstotliwość tworzenia kopii zapasowych,
- rozwiązania technologiczne, które pozwolą zminimalizować skutki utraty danych.
RPO jest szczególnie ważne w przypadku procesów krytycznych, które są silnie uzależnione od danych operacyjnych i infrastruktury IT. Właściwe określenie tego parametru pozwala organizacji na przygotowanie odpowiednich mechanizmów ochrony danych i szybkiego reagowania w sytuacji awaryjnej.
Ostatnim krokiem procesu Analizy BIA jest sporządzenie raportu, który zawiera wyniki, wnioski i rekomendacje dotyczące działań, jakie organizacja powinna podjąć w ramach zarządzania ciągłością działania by zmniejszyć ryzyko zakłóceń.