Analiza BIA – fundament zarządzania ciągłością działania

Wyślij link znajomemu

Współczesne organizacje stają przed licznymi wyzwaniami, które mogą zakłócić ich funkcjonowanie – od braków kadrowych, przez awarie technologiczne, po incydenty cyberbezpieczeństwa. W takich sytuacjach kluczowym narzędziem wspierającym zarządzanie ryzykiem operacyjnym jest Analiza Wpływu na Biznes (Business Impact Analysis – BIA). Analiza BIA pomaga zidentyfikować i ocenić wpływ zakłóceń na kluczowe procesy, umożliwiając efektywne zarządzanie zasobami i przygotowanie organizacji na potencjalne ryzyka.

Czym jest analiza BIA?

Analiza Wpływu na Biznes (Business Impact Analysis) to proces identyfikacji i oceny skutków potencjalnych zakłóceń w funkcjonowaniu organizacji. Analiza ta koncentruje się na:

  • identyfikacji kluczowych procesów biznesowych,
  • określeniu zależności między procesami, zasobami i technologiami oraz usługami zewnętrznych dostawców,
  • ocenie wpływu przestojów na operacje, finanse, zgodność z regulacjami prawnymi czy wizerunek organizacji.

BIA dostarcza danych, które umożliwiają opracowanie Planu Ciągłości Działania (BCP). Na tej podstawie organizacje mogą przygotować rozwiązania alternatywne na wypadek sytuacji awaryjnych, minimalizując przestoje i ich konsekwencje.

Dlaczego BIA jest kluczowa dla organizacji?

Analiza Wpływu na Biznes pozwala określić, które procesy są krytyczne dla funkcjonowania organizacji oraz jej efektywności operacyjnej i na których zasobach oraz usługach się one opierają. Przeprowadzenie analizy umożliwia ocenę potencjalnych skutków przestojów, takich jak:

  • utrata przychodów lub straty finansowe,
  • niespełnienie wymagań regulacyjnych,
  • brak dotrzymania warunków umów zawartych z klientami,
  • utrata reputacji organizacji.

Dzięki BIA organizacja może skupić się na najważniejszych obszarach działalności i odpowiednio przydzielić zasoby, co pozwala na efektywne zarządzanie w sytuacjach kryzysowych.
Dane z analizy BIA, takie jak procesy uznane za krytyczne i parametry określające czasowe cele i minimalne wymagania dla przywrócenia kluczowych procesów oraz zasobów, stanowią podstawę do opracowania Planu Ciągłości Działania (BCP) a także Planu Odtworzenia po Awarii (DRP), które zapewniają realizację procedur reagowania w sytuacji awaryjnej i zarządzania sytuacją kryzysową. Wynikiem tych działań jest utrzymanie minimalnego poziomu procesów krytycznych podczas incydentu ciągłości działania i powrót do normalnego funkcjonowania zgodnie z ustalonym dzięki wynikom BIA czasem przywracania poszczególnych procesów i zasobów.

Etapy analizy BIA

Pierwszym krokiem jest ocena wszystkich procesów, które objęto analizą BIA. Nie wszystkie procesy muszą zostać uwzględnione w tej analizie – decyzja o ich wyłączeniu może być uzasadniona przyjętymi celami strategicznymi organizacji. Procesy wspierające o niskim znaczeniu dla ciągłości kluczowych działań, takie jak działania marketigowe, mogą zostać pominięte.

Każdy proces uwzględniony w analizie BIA oceniany jest pod kątem skutków jego przestoju, takich jak straty finansowe, zakłócenia operacyjne czy negatywne skutki prawne w określonych interwałach czasowych. To właśnie poziom wpływu przestoju danego procesu w tych przedziałach czasu wyznaczonych w godzinach i dniach pozwala wskazać właścicielowi procesu parametry określające:

  • maksymalny czas, w którym proces musi zostać przywrócony po zakłóceniu – RTO (Recovery Time Objective),
  • minimalny poziom działania procesu, który pozwala organizacji funkcjonować w sytuacji kryzysowej  – MBCO (Minimum Business Continuity Objective),
  • maksymalny czas, przez który organizacja może tolerować zakłócenie w danym procesie, zanim skutki staną się nieodwracalne – MTPD (Maximum Tolerable Period of Disruption).

Kolejnym krokiem jest mapowanie zależności pomiędzy procesami, zasobami (personel, IT, urządzenia techniczne i logistyczne, lokalizacje, zasoby informacyjne) oraz usługami dostawców. Tym razem analiza dotyczy ustalenia krytyczności poszczególnych zasobów, usług dostawców a także innych procesów, które wspierają proces poddany analizie.

Na tym etapie analizy również określa się wartość parametru RTO (Recovery Time Objective), który tym razem wyznacza maksymalny czas, w jakim dany zasób musi być przywrócony do działania po wystąpieniu incydentu. Jednak niezwykle istotnym parametrem w ocenie zasobów IT jest RPO (Recovery Point Objective) – czyli maksymalny dopuszczalny punkt przywracania danych w przypadku ich utraty. RPO określa:

  1. jaką ilość danych organizacja może zaakceptować jako utracone w przypadku zakłócenia,
  2. jaki jest maksymalny odstęp czasowy między ostatnią kopią zapasową a momentem awarii.

Dzięki parametrowi RPO organizacja może precyzyjnie określić wymagania wobec systemów IT, takie jak:

  1. częstotliwość tworzenia kopii zapasowych,
  2. rozwiązania technologiczne, które pozwolą zminimalizować skutki utraty danych.

RPO jest szczególnie ważne w przypadku procesów krytycznych, które są silnie uzależnione od danych operacyjnych i infrastruktury IT. Właściwe określenie tego parametru pozwala organizacji na przygotowanie odpowiednich mechanizmów ochrony danych i szybkiego reagowania w sytuacji awaryjnej.

Ostatnim krokiem procesu Analizy BIA jest sporządzenie raportu, który zawiera wyniki, wnioski i rekomendacje dotyczące działań, jakie organizacja powinna podjąć w ramach zarządzania ciągłością działania by zmniejszyć ryzyko zakłóceń.

business impact analyst

Jak przeprowadzić skuteczną analizę BIA?

Do procesu należy zaangażować przedstawicieli wszystkich wyznaczonych działów organizacji, aby zrozumieć ich potrzeby i zidentyfikować krytyczne procesy oraz poszczególne czynności składające się na te procesy. Kluczowe jest także uwzględnienie potencjalnych skutków zakłóceń dla wizerunku i reputacji organizacji, co wymaga np. współpracy z działem marketingu czy PR.

Dane do analizy można pozyskać poprzez:

  • wywiady z właścicielami procesów – zrozumienie ich perspektywy i identyfikacja zależności w obrębie organizacji,
  • analizę dokumentacji operacyjnej – przegląd istniejących procedur, instrukcji i innych dokumentów opisujących procesy,
  • przegląd wskaźników finansowych – ocena wpływu potencjalnych zakłóceń na wyniki finansowe firmy,
  • przesłanki PR i marketingowe – zbadanie, jakie sytuacje mogą wpłynąć negatywnie na zadowolenie klientów i partnerów biznesowych, w jaki sposób mogą oni zareagować (np. wzrost liczby skarg, utrata lojalności, spadek zamówień) oraz jak takie wydarzenia mogą wpłynąć na reputację firmy. Dane te można zdobyć z analizy opinii klientów (np. z mediów społecznościowych, ankiet czy działu obsługi klienta), raportów dotyczących zachowań klientów w sytuacjach kryzysowych (np. spadek sprzedaży, negatywne komentarze) oraz doświadczeń z przeszłych kryzysów (jak poprzednie incydenty wpłynęły na wizerunek firmy i zaufanie klientów),
  • konsultacje z działem compliance i prawnym – ocena potencjalnych skutków zakłóceń z punktu widzenia regulacji, umów i zobowiązań prawnych. Współpraca z tymi działami pozwala zidentyfikować takie aspekty, jak: naruszenia regulacji branżowych i ustawowych, możliwe kary finansowe za brak zgodności z regulacjami, ryzyko niewywiązania się z umów (np. klauzule SLA, odpowiedzialność wobec dostawców lub klientów).

Uwzględnienie takich przesłanek pozwala na ocenę nie tylko operacyjnych, prawnych i finansowych skutków przestojów, ale również ich wpływu na relacje z klientami i partnerami. Wizerunek organizacji i poziom zaufania wśród interesariuszy są często równie istotne jak wyniki finansowe, szczególnie w branżach o wysokiej konkurencyjności.

Zebrane dane są analizowane pod kątem skutków zakłóceń przy uwzględnieniu różnych scenariuszy materializacji ryzyka, aby określić krytyczne obszary wymagające ochrony. Na podstawie wyników analizy opracowuje się rekomendacje dotyczące alternatywnych rozwiązań dla sytuacji awaryjnych oraz wytyczne do procesów decyzyjnych podczas zarządzania w sytuacji kryzysowej.

Cały proces jest powtarzany cyklicznie, przynajmniej raz w roku, a także w odpowiedzi na zmiany w organizacji lub otoczeniu prawnym.

Korzyści z przeprowadzenia analizy BIA

Analiza BIA to nieodzowny element zarządzania ciągłością działania, którego wymogi zostały zawarte w normie ISO 22301. Pozwala organizacjom zidentyfikować krytyczne procesy i zasoby, określić wpływ zakłóceń oraz skutecznie minimalizować ryzyko operacyjne. Aktualnie ciągłość działania w tym regularne przeprowadzanie Analizy BIA jest wymagane przez regulacje prawne takie jak DORA. Dodatkowo, dyrektywa NIS2, będąca nowelizacją pierwotnej dyrektywy NIS, nakłada na podmioty kluczowe i ważne – czyli organizacje o strategicznym znaczeniu dla gospodarki i społeczeństwa, takie jak dostawcy energii, instytucje finansowe, operatorzy infrastruktury cyfrowej czy usług publicznych – obowiązek ustanowienia oraz utrzymania ram zarządzania ryzykiem, które pozwolą skutecznie identyfikować i eliminować zagrożenia dla bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych. W ramach tych wymagań, analiza wpływu na organizację jest równoległym do analizy ryzyka działaniem, mającym na celu weryfikację, które z systemów teleinformatycznych mają bezpośredni lub pośredni wpływ na działanie kluczowych usług biznesowych. W Polsce ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa implementuje postanowienia dyrektywy NIS, określając obowiązki operatorów usług kluczowych w zakresie zapewnienia ciągłości działania. Wdrożenie analizy BIA pozwoli operatorom usług kluczowych skuteczniej zarządzać ryzykiem i spełnić wymagania dotyczące środków technicznych i organizacyjnych, przyczyniając się do optymalizacji procesów oraz zwiększenia odporności operacyjnej organizacji.

Zapraszamy do kontaktu, jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o przeprowadzeniu analizy BIA i jej korzyściach dla Państwa organizacji – chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem i wiedzą.

Wiesław Krawczyński