Jak wdrożyć nowe oprogramowanie w zakładanym czasie i koszcie?

Wyślij link znajomemu

W czasie swojej pracy doradczej bardzo często spotykamy się z informacją, zarzutem, że wdrożone oprogramowanie nie spełnia oczekiwań, wdrożenie było lub jest problemem, a firma informatyczna za wszelkie zmiany żąda dodatkowych pieniędzy.

.Bardzo rzadko spotykamy się z pozytywną oceną wdrożenia oraz samych konsultantów, wdrożeniowców. W większości przypadków winnym niepowodzeń nie jest firma wdrażająca.

Z czego to wynika? Moim zdaniem po pierwsze z wiary, że firma wdrożeniowa zna firmę i jej problemy przynajmniej na takim poziomie jak jej pracownicy i pomoże wdrożyć to, o czym marzą decydenci i menadżerowie. Po drugie z niezrozumienia, czemu służy analiza przedwdrożeniowa. Po trzecie wierze, że druga strona wie, co ja mam na myśli.

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu nowego oprogramowania lub modyfikacji posiadanego, musimy przyjąć do wiadomości, że:

    • Firma wdrażająca oprogramowanie nie jest firmą doradczą.
    • W kalkulacji wdrożenia nie przewidziano godzin na identyfikację problemów Klienta i formułowanie i wdrażanie rozwiązań.
    • Analiza przedwdrożeniowa ma za zadanie uzyskanie potwierdzenia (dla firmy wdrażającej), że oprogramowanie może być wdrożone bez poprawek lub z niewielkimi modyfikacjami.
    • Analiza przedwdrożeniowa nie ma nic wspólnego z analizą procesową.
    • Konsultant wdrożeniowiec stara się wdrożyć oprogramowanie standardowe.
    • Wiedza wdrożeniowca oparta jest na doświadczeniu pozyskanym z realizacji innych projektów wdrożeniowych, a nie z praktyki biznesowej.
    • Konsultant wdrożeniowiec pozna firmę tylko w takim stopniu, w jakim pracownik firmy mu na to pozwoli.
    • Im więcej czasu firma poświęci na przygotowanie do wdrożenia, tym krótsze i skuteczniejsze będzie wdrożenie.

Warunkiem sukcesu wdrożeniowego jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za wdrożenie i wyłączenie jej z bieżącej działalności operacyjnej na okres wdrożenia.

Aby uniknąć „pułapki analizy przedwdrożeniowej” reprezentującej tylko interesy wdrożeniowca, konieczne jest przygotowanie i przekazanie przed wykonaniem analizy następującego materiału (skonsultowanego z kluczowymi użytkownikami, uczestnikami procesu) zawierającego:

      • Szczegółowy opis (zmapowanie) obecnych procesów.
      • Opis sytuacji, miejsc, w których występują problemy – w odniesieniu do opisanego procesu.
      • Opis oczekiwań spodziewanych po wdrożeniu (model).

 

Opiniując, a następnie akceptując analizę przedwdrożeniową, musimy zwrócić uwagę, czy wdrożeniowiec uwzględnił przekazany mu materiał. Pamiętajmy, że zaakceptowana analiza przedwdrożeniowa, to jest „święta księga” dla wdrożeniowca, a funkcjonalności, których w tej analizie zabraknie, będą nas dodatkowo kosztować.

Dobrą praktyką jest wykonanie analizy ryzyk oraz podjęcie działań zapobiegawczych.

W załączniku: najczęściej występujące ryzyka związane z wdrożeniem nowego oprogramowania oraz proponowane przez nas działania, które powinny zabezpieczyć firmę przed powstaniem zjawisk niepożądanych.

Autor: Krzysztof Miziński