Zatrudnienie cudzoziemca
W związku z RODO wielu pracodawców ma dylemat, jakie dokumenty mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika – cudzoziemca?
W pierwszej kolejności należy odnieść się do przepisów Kodeksu pracy, albowiem zgodnie z nimi pracodawca może przetwarzać zamknięty katalog danych osobowych (art. 221 § 1 i 3) osoby ubiegającej się o pracę oraz pracownika. § 4 Kodeksu pracy daje pracodawcy możliwość żądania podania innych danych osobowych niż określone w tym katalogu, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Pracodawca zatrudniający cudzoziemca w podstawowym zakresie prowadzi i przechowuje jego akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku zatrudnienia obywateli polskich. Warunki przyjmowania osób niebędących obywatelami Rzeczpospolitej Polskiej określają przepisy ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z jej art. 2 podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi ma obowiązek żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Natomiast art. 3 ustawy określa, że pracodawca, który powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi musi przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopię tego dokumentu.
W związku z powyższym, pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych dokumentację związaną z zatrudnianiem obcokrajowca, w tym kopię paszportu pracownika, gdyż to on występuje o wydanie jednego z trzech dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca w Polsce, wizy czy dokumentów potwierdzających legalność pobytu (tj. zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową) i zatrudnienia pracownika (powinny to być kopie). Natomiast zezwolenia na pracę i pracę sezonową umieszczamy w aktach w oryginale, albowiem te dokumenty są wydawane w trzech egzemplarzach, tj. jeden dla urzędu, jeden dla cudzoziemca oraz jeden dla pracodawcy.
