Związane z sytuacją pandemii COVID-19 rosnące zainteresowanie podpisem elektronicznym powoduje, iż w wielu firmach i instytucjach wprowadzane są innowacje polegające na ograniczeniu przetwarzania dokumentów papierowych na rzecz ich digitalizacji, czyli trendu zwanego paperless.
Czym jest paperless
Celem wdrożenia paperless w organizacji jest wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego i obejmuje wdrożenie odpowiednich systemów IT oraz procesów. Właściwie przeprowadzone wdrożenie skutkuje obniżeniem bezpośrednich kosztów druku na poziomie o ponad 30%[1], co może mieć istotne znaczenie, gdyż liczba drukowanych stron w dużej organizacji (np. banku) może wynosić miesięcznie nawet kilka milionów miesięcznie. Do kluczowych korzyści paperless można zaliczyć także zwiększenie efektywności poprzez szybszą realizację procesów, większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, a także ustandaryzowanie zbiorów dokumentacyjnych. W rzeczywistości obowiązującego rozporządzenia RODO, szczególne istotne stają się kwestie bezpieczeństwa oraz istotnego ograniczenia liczby błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów zawierających dane osobowe (związanych przykładowo z ręcznymi procesami wprowadzania danych, w tym ich przepisywania z dokumentów papierowych).
Dużym krokiem naprzód dla elektronizacji obiegu dokumentów było wprowadzenie w 2014 roku rozporządzenia eIDAS dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych w UE. Jego celem jest zapewnienie wspólnej podstawy bezpiecznej interakcji elektronicznej między obywatelami, przedsiębiorstwami i organami publicznymi, co pozwoli podnieść efektywność publicznych i prywatnych usług online, e-biznesu i e-handlu w Unii. wprowadzenie mechanizmów umożliwiających realizację działań adekwatnych do podpisu tradycyjnego w sferze cyfrowej. Największym jego skutkiem jest możliwość zaciągania zobowiązań poprzez podpis elektroniczny, których moc jest równoważna z podpisem tradycyjnym.
Według raportu przygotowanego dla Asseco Data Systems „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na to gotowi?” 36% organizacji planuje wdrożenie paperless w ciągu dwóch najbliższych lat.[2] Informacje te mogą świadczyć o coraz większej świadomości zalet korzystania z paperless. Jednak jak wynika z raportu, 40% badanych firm nie planuje wdrożeń w tym zakresie, wynikających głównie z brakiem odpowiednio wykwalifikowanego personelu, jak i przydzielonego budżetu na innowacje.
Paperless w dobie Covid-19
Pandemia koronawirusa spowodowała, iż wiele osób przeszło na pracę zdalną oraz znacznie zostały ograniczone bezpośrednie kontakty z klientami i partnerami biznesowymi. Jednym ze sposobów na ograniczenie potencjalnego zagrożenia związanego z bezpośrednimi kontaktami międzyludzkimi może być wdrożenie paperless i stosowanie go w dłuższej perspektywie. Przejście na pracę zdalną i zwiększenie dystansu społecznego spowodowało, iż coraz więcej dokumentów jest wysyłane elektronicznie, a firmy coraz chętniej używają podpisu elektronicznego do nadawania mocy prawnej dokumentom. Przyspieszyło to trend adopcji rozwiązań wspomagających obieg dokumentów.[3]
Zalety wprowadzenia paperless:
-
- Oszczędność pieniędzy – zmniejszenie kosztów wydruku, wysyłki, przechowywania dokumentów i ich niszczenia.
- Oszczędność czasu – korzystając z dokumentów cyfrowych i podpisów elektronicznych oszczędzamy czas spędzony na drukowaniu dokumentów, umawianiu osobistych spotkań i obiegu dokumentów. Dokumenty elektroniczne mogą być przetwarzane prawie w czasie rzeczywistym.
- Bezpieczeństwo dokumentów – cyfrowy obieg pozwala na wykorzystanie narzędzi elektronicznych do śledzenie obiegu oraz gwarantuje, że dostęp do nich mają tylko autoryzowane osoby. Dodatkowo dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane w bezpiecznej chmurze obliczeniowej. Dzięki temu nie są narażone na uszkodzenie czy zgubę.
- Ograniczenie błędów – wprowadzanie danych w postaci cyfrowej zmniejsza prawdopodobieństwo, że informacje zostaną nieprawidłowo wprowadzone lub przetworzone.
- Korzystanie z technologii mobilnej – dokumenty mogą być wypełniane i podpisywanie cyfrowo na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu pracownicy mogą mieć dostęp do dokumentów w dowolnej chwili.
- Płynniejszy przepływ pracy – czas spędzony na drukowaniu dokumentów, wypełnianiu ich oraz skanowaniu powoduje, iż pracownicy poświęcają mniej czasu np. na obsługę klienta i ich satysfakcję. Zastosowanie w organizacji procesów cyfrowych pozwoli na łatwiejszą współpracę zarówno z klientami, jak i współpracownikami oraz pozwoli zautomatyzować rutynowe zadania.
- Większa elastyczność – dokumenty cyfrowe zapewniają także większą elastyczność niż dokumenty drukowane np. poprzez aktualizację dokumentu. Dzięki temu pracownicy mają dostęp do zaktualizowanych danych nie drukując kolejnych dokumentów.
- Bezpieczeństwo zdrowotne – brak potencjalnej styczności z wirusem, który może być transmitowany przez papier albo podczas bezpośredniego spotkania, zwiększa nasze bezpieczeństwo, bez utraty wydajności.
- Dbanie o środowisko – Mniej więcej połowa odpadów biznesowych to papier. Wprowadzając paperless przyczyniamy się także do ochrony środowiska.[4]
- Podpis elektronicznyPodpis elektroniczny według rozporządzenia eIDAS oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z podpisywanym dokumentem. Podpis elektroniczny można podzielić na podpis niekwalifikowany i podpis kwalifikowany. Największą różnicą pomiędzy certyfikatem kwalifikowanym, a niekwalifikowanym jest gwarancja prawna pierwszego z nich.
