Usprawnienie i zmniejszenie kosztów pracy biurowej poprzez paperless i podpis elektroniczny

Wyślij link znajomemu

Związane z sytuacją pandemii COVID-19 rosnące zainteresowanie podpisem elektronicznym powoduje, iż w wielu firmach i instytucjach wprowadzane są innowacje polegające na ograniczeniu przetwarzania dokumentów papierowych na rzecz ich digitalizacji, czyli trendu zwanego paperless.

Czym jest paperless

Celem wdrożenia paperless w organizacji jest wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego i obejmuje wdrożenie odpowiednich systemów IT oraz procesów. Właściwie przeprowadzone wdrożenie skutkuje obniżeniem bezpośrednich kosztów druku na poziomie o ponad 30%[1], co może mieć istotne znaczenie, gdyż liczba drukowanych stron  w dużej organizacji (np. banku) może wynosić miesięcznie nawet kilka milionów miesięcznie. Do kluczowych korzyści paperless można zaliczyć także zwiększenie efektywności poprzez szybszą realizację procesów, większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, a także ustandaryzowanie zbiorów dokumentacyjnych. W rzeczywistości obowiązującego rozporządzenia RODO, szczególne istotne stają się kwestie bezpieczeństwa oraz istotnego ograniczenia liczby błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów zawierających dane osobowe (związanych przykładowo z ręcznymi procesami wprowadzania danych, w tym ich przepisywania z dokumentów papierowych).

Dużym krokiem naprzód dla elektronizacji obiegu dokumentów było wprowadzenie w 2014 roku rozporządzenia eIDAS dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych w UE. Jego celem jest zapewnienie wspólnej podstawy bezpiecznej interakcji elektronicznej między obywatelami, przedsiębiorstwami i organami publicznymi, co pozwoli podnieść efektywność publicznych i prywatnych usług online, e-biznesu i e-handlu w Unii. wprowadzenie mechanizmów umożliwiających realizację działań adekwatnych do podpisu tradycyjnego w sferze cyfrowej. Największym jego skutkiem jest możliwość zaciągania zobowiązań poprzez podpis elektroniczny, których moc jest równoważna z podpisem tradycyjnym.

Według raportu przygotowanego dla Asseco Data Systems „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na to gotowi?” 36% organizacji planuje wdrożenie paperless w ciągu dwóch najbliższych lat.[2] Informacje te mogą świadczyć o coraz większej świadomości zalet korzystania z paperless. Jednak jak wynika z raportu, 40% badanych firm nie planuje wdrożeń w tym zakresie, wynikających głównie z brakiem odpowiednio wykwalifikowanego personelu, jak i przydzielonego budżetu na innowacje.

Paperless w dobie Covid-19

Pandemia koronawirusa spowodowała, iż wiele osób przeszło na pracę zdalną oraz znacznie zostały ograniczone bezpośrednie kontakty z klientami i partnerami biznesowymi. Jednym ze sposobów na ograniczenie potencjalnego zagrożenia związanego z bezpośrednimi kontaktami międzyludzkimi może być wdrożenie paperless i stosowanie go w dłuższej perspektywie. Przejście na pracę zdalną i zwiększenie dystansu społecznego spowodowało, iż coraz więcej dokumentów jest wysyłane elektronicznie, a firmy coraz chętniej używają podpisu elektronicznego do nadawania mocy prawnej dokumentom. Przyspieszyło to trend adopcji rozwiązań wspomagających obieg dokumentów.[3]

Zalety wprowadzenia paperless:

      • Oszczędność pieniędzy – zmniejszenie kosztów wydruku, wysyłki, przechowywania dokumentów i ich niszczenia.
      • Oszczędność czasu – korzystając z dokumentów cyfrowych i podpisów elektronicznych oszczędzamy czas spędzony na drukowaniu dokumentów, umawianiu osobistych spotkań i obiegu dokumentów. Dokumenty elektroniczne mogą być przetwarzane prawie w czasie rzeczywistym.
      • Bezpieczeństwo dokumentów – cyfrowy obieg pozwala na wykorzystanie narzędzi elektronicznych do śledzenie obiegu oraz gwarantuje, że dostęp do nich mają tylko autoryzowane osoby. Dodatkowo dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane w bezpiecznej chmurze obliczeniowej. Dzięki temu nie są narażone na uszkodzenie czy zgubę.
      • Ograniczenie błędów – wprowadzanie danych w postaci cyfrowej zmniejsza prawdopodobieństwo, że informacje zostaną nieprawidłowo wprowadzone lub przetworzone.
      • Korzystanie z technologii mobilnej – dokumenty mogą być wypełniane i podpisywanie cyfrowo na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu pracownicy mogą mieć dostęp do dokumentów w dowolnej chwili.
      • Płynniejszy przepływ pracy – czas spędzony na drukowaniu dokumentów, wypełnianiu ich oraz skanowaniu powoduje, iż pracownicy poświęcają mniej czasu np. na obsługę klienta i ich satysfakcję. Zastosowanie w organizacji procesów cyfrowych pozwoli na łatwiejszą współpracę zarówno z klientami, jak i współpracownikami oraz pozwoli zautomatyzować rutynowe zadania.
      • Większa elastyczność – dokumenty cyfrowe zapewniają także większą elastyczność niż dokumenty drukowane np. poprzez aktualizację dokumentu. Dzięki temu pracownicy mają dostęp do zaktualizowanych danych nie drukując kolejnych dokumentów.
      • Bezpieczeństwo zdrowotne – brak potencjalnej styczności z wirusem, który może być transmitowany przez papier albo podczas bezpośredniego spotkania, zwiększa nasze bezpieczeństwo, bez utraty wydajności.
      • Dbanie o środowiskoMniej więcej połowa odpadów biznesowych to papier. Wprowadzając paperless przyczyniamy się także do ochrony środowiska.[4]


Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny według rozporządzenia eIDAS oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z podpisywanym dokumentem. Podpis elektroniczny można podzielić na podpis niekwalifikowany i podpis kwalifikowany. Największą różnicą pomiędzy certyfikatem kwalifikowanym, a niekwalifikowanym jest gwarancja prawna pierwszego z nich.

Podpis niekwalifikowany

Podpis niekwalifikowany jest zazwyczaj wykorzystywany do sygnowania dokumentów o mniejszym znaczeniu, niż podpis kwalifikowany. Można go wykorzystać np. do wystawiania dokumentów na potrzeby firmy wewnątrz organizacji. Może być stosowany przykładowo do szyfrowania informacji i autoryzacji urządzeń sieciowych. Zastosowanie podpisu elektronicznego zwykłego obejmują bardzo często wewnętrzne procesy, np. zlecenia i wnioski pracownicze.

Podpis kwalifikowany

W Polsce od ponad 20 lat stosowany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który według prawa jest równoważny z podpisem odręcznym. Za pomocą podpisu kwalifikowanego można zawierać umowy na odległość, co nie jest możliwe w przypadku Profilu Zaufanego, który pozwala jedynie załatwiać sprawy urzędowe. Podpis opiera się na kwalifikowanym certyfikacie, składany jest za pomocą kwalifikowanego urządzenia (np. karty mikroprocesorowej z czytnikiem albo urządzenia kryptograficznego USB), a od niedawna także z wykorzystaniem chmury obliczeniowej w przypadku tzw. podpisu mobilnego.

Zastosowanie podpisu kwalifikowanego:

      • Podpisywanie urzędowej korespondencji z podmiotami administracji publicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.
      • Zgłaszanie drogą elektroniczną zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).
      • Uczestniczenie w aukcjach i przetargach elektronicznych (np. www.aukcje.uzp.gov.pl).
      • Kontakty drogą elektroniczną z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), np.: podpisanie wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne, podpisania deklaracji.
      • Składanie formularzy do Krajowej Izby Odwoławczej (esp.uzp.gov.pl).
      • Pozyskiwanie wypisów elektronicznych dotyczących wszystkich podmiotów gospodarczych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (pdi.cors.gov.pl).
      • Wszędzie tam, gdzie prawo wymaga formy pisemnej oświadczenia woli (np. umowy leasingu, umowy na kredyty konsumenckie).

Usługi certyfikacyjne związane z podpisem elektronicznym, świadczą następujące podmioty: Enigma SOI Sp. z o.o., EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A., Asseco Data Systems S.A. (Certum).

Przykładem podpisów kwalifikowanych są przykładowo: Szafir i mSzafir oferowane przez KIR.

Wprowadzony przez KIR w marcu 2020 mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest dostępny w pełni zdalnie. Aby go uzyskać należy zdalnie potwierdzić swoją tożsamość poprzez aplikację mobilną mSzafir. Po zweryfikowaniu tożsamości otrzymujemy certyfikat „w chmurze”.  Jest to rozwiązanie innowacyjne, ponieważ pozwala na złożenie podpisu elektronicznego bez posiadania karty kryptograficznej i czytnika. Dzięki wykorzystaniu technologii chmurowej można składać podpisy zarówno na komputerze, jak i smartfonie, w dowolnym miejscu, niezależnie od pory dnia.[5]

Podsumowanie

Podpis elektroniczny w ostatnich latach sprawił, iż podpisywanie dokumentów staje się coraz szybsze i łatwiejsze. Wystarczy dziś posiadać komputer lub smartfon z odpowiednią aplikacją, by podpisać zdalnie dokument w taki sposób, by miał moc prawny jak papierowy dokument opatrzony podpisem odręcznym. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu, gdyż nie potrzebujemy w tym przypadku wysyłki pocztowej lub samodzielnego stawienia się w organizacji.

Nadal wiele osób woli składać podpisy odręcznie. Jednak rosnący popyt usługi elektroniczne oraz trend wdrażania przez firmy rozwiązań paperless powoduje, iż podpis elektroniczny będzie zyskiwał na popularności.

Autor: Robert Gołębiewski

Przypisy:

[1] https://www.erp-view.pl/it-solutions/19412-paperless-z-czym-to-si-je.html

[2] https://itwiz.pl/polskie-firmy-nie-podchodza-systemowo-narzedzi-paperless-tylko-53-organizacji-posiada-rozwiazania-e-podpisu/

[3] https://www.alphasoftware.com/blog/covid-19-the-end-of-paper-forms

[4] https://insights.samsung.com/2020/08/19/10-reasons-to-make-your-business-paperless-in-light-of-covid-19/

[5] https://www.elektronicznypodpis.pl/aktualnosci/mszafir-kwalifikowany-podpis-elektroniczny-dostepny-w-pelni-zdalnie,12.html