W pierwszej części artykułu przedstawiono podstawowe funkcjonalności dostępnych na rynku aplikacji i programów wspomagających zarządzanie zamówieniami. Zwrócono również uwagę na ich wady, takie jak mała elastyczność oprogramowania oraz niezadowalająca skuteczność w zarządzaniu indeksami ze sprzedażą incydentalną.
W tej części wskazano elementy na które należy zwrócić uwagę, aby skutecznie zarządzać zapasami.
PODSTAWOWE WARUNKI SKUTECZNEGO ZARZĄDZANIA ZAPASAMI
I. Właściwe dane
Musimy dysponować danymi o dziennej sprzedaży poszczególnych asortymentów za okres co najmniej jednego roku wstecz, optymalnie dane z dwóch ostatnich lat. W zapisach systemowych muszą być odznaczone „nietypowe zdarzenia”: akcje promocyjne, wyprzedaże, itp. W innym przypadku narażamy się na błędy w prognozowaniu sprzedaży.
Bardzo istotne jest aktualizowanie na bieżąco bazy danych zamawianych towarów oraz ich dostawców. Usystematyzowana baza parametrów wynikających z umów z dostawcami (np. minimalna wielkość zamówienia, czas realizacji), pozwala optymalizować wielkość zamówienia oraz terminy składania zamówień.
Warunkiem koniecznym do prawidłowego zarządzania zamówieniami jest uwzględnianie w obliczeniach ilości „towaru w drodze” oraz momentu dostawy towaru do magazynu. Możemy to uzyskać poprzez rejestrację zamówień w systemie w momencie ich złożenia u dostawcy a następnie aktualizację kolejnych statusów dostawy.
Biorąc pod uwagę, że zapasy wiążą kapitał i generują koszty związane z ich utrzymaniem, istotna jest szczegółowa wiedza na temat poziomu i struktury kosztów związanych z gospodarką zapasami (amortyzacja składników majątku trwałego, koszt zużycie materiałów, energii i paliw, koszt pracy, usług obcych, podatków, itp. ).
II. Przepływ informacji
Bardzo istotny jest dobry przepływu informacji pomiędzy działami operacyjnymi oraz działami związanymi ze sprzedażą. Dobrym rozwiązaniem są cykliczne spotkania koordynacyjne, organizowane i prowadzone przez przedstawiciela działu operacyjnego (np. logistyki), podczas których z jednej strony przekazywane są informacje na temat podejmowanych działań sprzedażowych i marketingowych, z drugiej analizowane są możliwości realizacji zakupów oraz wskaźniki poziomu zapasów. W efekcie decyzje zakupowe podejmowane są z uwzględnieniem kompletnej informacji o wymaganiach sprzedażowych. Takie podejście zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, nieuwzględnienia istotnych informacji, danych poza systemowych (np. decyzji o zaniechaniu sprzedaży konkretnego produktu, linii produktów, wyprzedaży, promocji).
Aby zaspokoić potrzeby informacyjne oraz zapewnić poprawność i spójność danych, wskazane jest zbudowanie zintegrowanego systemu raportowania.
Prawidłowo zaprojektowany system raportowania, zasilony prawidłowymi, aktualnymi danymi skutecznie wspiera proces zarządzaniu zakupami i zapasami:
- Pokazuje aktualny stan gospodarki zapasami oraz dynamikę zmian.
- Umożliwia weryfikację trafności podejmowanych decyzji.
