Zarządzanie zapasami to jeden z najważniejszych obszarów operacyjnych w logistyce – jak zredukować zapasy do poziomu optymalnego dla organizacji?
Zarządzanie zapasami to jeden z najważniejszych obszarów operacyjnych w logistyce.
Z jednej strony zapasy są niezbędne, ponieważ:
•Zapewniają sprawny, ciągły przebieg procesów produkcyjnych, eliminują straty związane z przestojami oraz zmniejszeniem wielkości produkcji.
•Zabezpieczają Poziom Obsługi Klienta (POK) na określonym poziomie, a więc mają istotny wpływ na wizerunek rynkowy firmy.
•Zabezpieczają przed nieprzewidzianymi zmianami popytu oraz czasu realizacji zamówień (dostaw).
•W niektórych przypadkach mogą wyeliminować bądź ograniczyć skutki zdarzeń nie do końca przewidywalnych takich jak np. gwałtowny wzrost cen, strajki lub inne wydarzenia o charakterze politycznym.
Z drugiej jednak strony zapasy wiążą kapitał, a także generują poważne koszty związane z ich utrzymywaniem. Wg posiadanych przez nas danych (z realizowanych projektów w firmach handlowych) udział kosztu zapasu (liczony w cenach sprzedaży) w sprzedaży rocznej, waha się w przedziale 9% – 21%, przy czym liderzy rynku osiągają 5%.
Do tego dochodzą jeszcze koszty związane z utrzymaniem zapasu: składowanie, koszty operacji magazynowych, koszty energii, koszty osobowe i administracyjne, no i oczywiście koszty finansowe związane z zamrożonym kapitałem. Zapasy mogą angażować znacznie powyżej 50% aktywów przedsiębiorstwa.
Zapasy w większości sytuacji są niezbędne, ale ich poziom powinien być racjonalnie planowany i optymalizowany, z uwzględnieniem zarówno potrzeb jak i związanych z tym kosztów oraz specyficznych uwarunkowań firmy. Pamiętajmy, że poziom zapasów jest efektem planowania, przyjętej polityki sprzedaży i utrzymania zapasów.
Szczególnie niebezpieczny i kosztowny jest brak polityki dotyczącej zapasów, brak konsekwencji w jej prowadzeniu oraz wiele ośrodków decyzyjnych. Skutkuje to na ogół rozwojem naturalnej w takich warunkach tendencji do nadmiernego gromadzenia zapasów we wszystkich ogniwach łańcucha dostaw.
Wg posiadanych przez nas danych (z realizowanych projektów w firmach handlowych) udział zgromadzonego zapasu z punktu widzenia rotacji rozkłada się następująco:
•Zapas na miesiąc kalendarzowy sprzedaży (30 dni), stanowi 4% – 32% wartości zapasów (liderzy ponad 80%).
•Zapas na 180 – 360 dni sprzedaży, stanowi 7% – 44% wartości zapasów (u liderów nie występuje).
•Zapas, który nie był sprzedawany przynajmniej od roku, to 28% – 56% wartości zapasów (u liderów nie występuje).
Skuteczne zarządzanie zapasami wymaga szczegółowej ich analizy pod kątem wartości sprzedaży (przynajmniej za ostatnie 12 miesięcy) oraz dokładności prognozy sprzedaży (trafność: prognoza, a realizacja). Celem takiej analizy jest zidentyfikowanie artykułów, które wymagają interwencji (artykuły zalegające, zagrożone utratą wartości), ustalenie zasad planowania zapasów, podział asortymentów na kategorie.
Biorąc pod uwagę wszystkie omówione wyżej aspekty, polityka dotycząca zapasów jest bardzo istotnym elementem strategii przedsiębiorstwa oraz długookresowego planowania. Powinna również stanowić podstawową wytyczną dla wszelkich działań zakupowych, które w efekcie mają wpływ na poziom zapasów.
W procesach zakupowych bardzo istotnym elementem jest podział zapasów według kryterium istotności dla przedsiębiorstwa, a następnie stosowanie zróżnicowanych procedur zakupowych dla poszczególnych grup.
Z punktu widzenia zarządzania procesem zakupów bardzo ważna jest identyfikacja czynników mających wpływ na tworzenie nadmiernych zapasów w firmie, a następnie podejmowanie działań mających na celu zredukowanie lub wyeliminowanie tych zjawisk.
Skuteczne zarządzanie dostawcami jest kluczowym zadaniem zakupów, które pod naporem „bieżących spraw” bardzo często jest zaniedbywane. Prawidłowy wybór, aktywna współpraca oraz systematyczna ocena dostawców w znaczny sposób ogranicza, a często redukuje niepewność dostaw praktycznie do zera.
Również badanie rynku dostawców powinno być procesem realizowanym w sposób systematyczny i ciągły. Stworzenie bazy potencjalnych dostawców, nie tylko w skali lokalnej, może stanowić swoistą polisę ubezpieczeniową w przypadku niepewności dostaw. Dobrym rozwiązaniem są również kontrakty długoterminowe z dostawcami. Ich znaczenie w ostatnich latach zdecydowanie wzrasta. Stanowią one zazwyczaj wstęp do pogłębionej współpracy, w wyniku, której można uzyskać dodatkowe korzyści – również te związane z gospodarką zapasami, m.in.:
•Zgoda na utworzenie zapasu bezpieczeństwa w magazynie dostawcy
•Uproszczenia procedury składania zamówień.
•Skrócenie czasu realizacji zamówień.
• Dostosowanie wielkości pojedynczego zamówienia do naszych potrzeb.
•Określenie sposobu realizacji dostaw awaryjnych.
W procesie optymalizacji poziomu zapasów można wykorzystać również bardziej zaawansowane formy współpracy z dostawcami takie jak: zarządzanie przez dostawcę zapasem magazynowym odbiorcy czy też realizacja dostaw w systemie just-in-time.
