Jak skutecznie usprawniać procesy logistyczne?

Często w firmach spotykam się z pytaniem czy opłaca się podejmować trud zmiany i uprawniania procesów logistycznych. Nieodłączną częścią zmian jest przecież opór pracowników, który powoduje szybkie zniechęcenie i pogorszenie atmosfery, a pozytywne efekty działania nie są gwarantowane. Na każde tego typu pytanie odpowiadam: „TAK – warto to robić”. Przy odpowiednim prowadzeniu zmian w procesie możliwa jest poprawa jego efektywności nawet o 30%. Wystarczy zastosować kilka prostych metod, do których gorąco zachęcam. Należy przede wszystkim:

Poprawić jakość danych poprzez ustalenie reguł pracy w jednakowych odstępy czasowych, na jednolitych formatkach rejestracji. Dotyczy to zarówno wymiany danych z innymi działami w firmie, jak również współpracy z otoczeniem biznesowym. Ten problem jest szczególnie widoczny w firmach, w których nie ma zintegrowanego systemu informatycznego. Poprawienie jakości danych to poprawa jakości raportów, a więc także wzrost trafności podejmowanych decyzji

Raportować to co istotne – kluczem do sukcesu jest identyfikacja raportów, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania i oceny przebiegu procesu logistycznego w firmie. Doświadczenie z projektów pokazuje, iż wskaźnik użyteczności raportów (procentowy udział liczby raportów, które są analizowane, do wszystkich wykonywanych raportów na danym stanowisku) nie przekracza 20%.

Ocenę przebiegu procesu oprzeć na analizie wskaźnikowej – nie dyskutujmy z wynikami, tylko szukajmy przyczyny takiej sytuacji. Zaufajmy wynikom analizy, zwłaszcza gdy wykonujemy ją na danych dobrej jakości.

Dostosować sposób prezentacji wyników do odbiorcy – wyniki analiz muszą trafić do odbiorcy końcowego w taki sposób, aby nie musiał poświęcać zbyt wiele czasu na „wgryzanie się” w temat. Szanujmy jego czas. Doświadczenie pokazuje, iż bardzo przyjaznym narzędziem prezentacji są panele menedżerskie, w których najważniejsze informacje są prezentowane na jednym ekranie.

Zaangażować w analizę osoby, które mają wpływ na koszty logistyki – preferowaną metodą są cykliczne spotkania za kończone notatką  gdzie znajdą się zasygnalizowane problemy, podjęte działania korygujące. Kolejne spotkania należy rozpoczynać od omówienia realizacji poruszonych tematów z poprzedniego spotkania.

Omawiać i rozwiązywać problemy na bieżąco – praktyka pokazuje, iż stałe wymiana informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi proces pozwalają skrócić czas rozwiązania problemu nawet o 90%. W ten sposób zabezpieczamy proces przed wystąpieniem zjawiska domina, gdy jeden błąd pociąga za sobą kolejne. Nie tylko poprawia się komunikację, ale także integruje zespół. Ponadto umożliwia wdrożenie jednej z zasad filozofii Kaizen: „Bierz pomysły od wszystkich”

 Autor: Tomasz Dobczyński