Organizując prace i zadania na 2016 rok nie możemy zapomnieć o sprawdzeniach bezpieczeństwa danych osobowych. Wynikające z aktów wykonawczych do znowelizowanej Ustawy o ochronie danych osobowych szczegółowe zasady planowania, akceptacji i prowadzenia sprawdzeń powinny pomóc w wykonaniu tego teoretycznie prostego zadania. Czy jednak jest ono naprawdę tak łatwe?
Po pierwsze CZAS
Plan sprawdzeń może zostać opracowany na okres nie krótszy niż kwartał i nie dłuższy niż rok, a ABI obowiązany jest do przedstawienia go Administratorowi Danych nie wcześniej niż na dwa tygodnie przed planowanym sprawdzeniem do jednego roku. Dodatkowo, już podczas realizacji planu sprawdzeń, ABI obowiązany jest do informowania kierownika jednostki organizacyjnej co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem planowego sprawdzenia. Jako dobrą praktykę warto również uzyskać od Administratora Danych akceptację przedstawionego planu sprawdzeń.
Po drugie ZAKRES
Co do zasady nie ma określonego wymogu odnośnie do zakresu sprawdzenia – tutaj decyzja należy do ABI-ego. Musi on jednak pamiętać o tym, że w przeciągu pięciu lat każdy zbiór danych i każdy system informatyczny powinien zostać sprawdzony. Samo sprawdzenie musi dać odpowiedź na następujące pytania:
- Czy zbieranie i przetwarzanie danych przebiega zgodnie z podstawami prawa?
- Czy spełniony został obowiązek informacyjny?
- Czy zawarte zostały umowy powierzenia przetwarzania danych?
- Czy realizowane jest prawo dostępu do danych oraz do ich poprawiania?
- Czy stosowane są należyte środki ochrony fizycznej, organizacyjnej i technicznej?
- Czy, w przypadku transferu danych do państw trzecich, odbywa się to zgodnie z zasadami opisanymi w Ustawie?
- Czy zbiory danych zawierające dane wrażliwe zostały zarejestrowane u GIODO?
- Czy dokumentacja systemu ochrony danych osobowych jest zgodna z wymogami prawa, czy jest zgodna ze stanem faktycznym organizacji oraz czy pracownicy znają i stosują jej postanowienia.
Po trzecie DOKUMENTOWANIE
By przeprowadzone sprawdzenie uznać za pełne, należy pamiętać o dokumentowaniu – w wersji papierowej lub elektronicznej – czynności. ABI ma kilka możliwości:
- Utrwalenie danych z systemu informatycznego.
- Sporządzenie notatki z przeprowadzonej czynności.
- Odebranie wyjaśnień od osoby odpowiedzialnej za obszar objętej sprawdzeniem.
- Sporządzenie kopii dokumentu.
- Zrobienie zrzutu z ekranu systemu informatycznego.
- Sporządzenie kopii zapisów rejestru systemu informatycznego lub zapisów konfiguracji technicznych środków zabezpieczeń tego systemu.
Oczywiście powyżej opisane działania są czysto teoretycznymi wymogami prawa – praktyka niestety wygląda zupełnie inaczej. Brak możliwości umówienia spotkania z osobami odpowiedzialnymi, brak wiedzy w zakresie omawianego tematu czy też rozproszenie organizacji utrudniające ustalenie np. ostatecznego brzmienia podpisanej umowy powierzenia. To wszystko zabiera czas, a jednocześnie może doprowadzić do „rozjechania się” całego planu sprawdzeń. Jak więc skutecznie je prowadzić? Na pewno warto o to zapytać specjalistów.
Autor: Tomasz Grześko